1. Servicios de almacenamiento en la nube (más común y recomendado)
* Cómo funciona: Cargue el archivo en un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drive o Box. Luego, comparta un enlace a ese archivo con el receptor (s). Puede controlar quién tiene acceso y si pueden editar o simplemente ver.
* pros:
* maneja archivos grandes: Estos servicios están diseñados para archivos grandes (a menudo hasta varios GB, dependiendo de su plan).
* Características de colaboración: Permite una fácil colaboración, control de versiones y comentarios (especialmente Google Drive y Dropbox).
* Seguridad: Ofrece características de seguridad como protección de contraseña, fechas de vencimiento en enlaces y permisos de acceso.
* Conveniencia: Fácil de usar tanto para el remitente como para el destinatario. La mayoría de las personas ya tienen una cuenta con al menos uno de estos servicios.
* No es necesario comprimir: No necesita comprimir el archivo, manteniendo su calidad original.
* Compatibilidad multiplataforma: Funciona en cualquier dispositivo con un navegador web y soporte de la aplicación.
* contras:
* requiere cuenta: Tanto usted como el destinatario idealmente deben tener una cuenta con el servicio elegido (aunque muchos servicios permiten ver/descargar sin una cuenta con funcionalidad limitada).
* Límites de almacenamiento: Las cuentas gratuitas tienen espacio de almacenamiento limitado. Es posible que deba actualizar a un plan pagado para archivos más grandes o un uso frecuente.
* Preocupaciones de privacidad: Tenga en cuenta las políticas de privacidad del proveedor de almacenamiento en la nube. Use contraseñas seguras y habilite la autenticación de dos factores.
* Pasos:
1. Elija un servicio: Seleccione un servicio de almacenamiento en la nube.
2. Cargue el archivo: Cargue el documento grande a su almacenamiento en la nube.
3. Comparte el enlace: Genere un enlace compartible para el archivo.
4. Establecer permisos (importantes): Decida quién puede acceder al archivo (cualquier persona con el enlace o personas específicas). Decide si solo pueden ver, comentar o editar.
5. Envíe un correo electrónico al enlace: Pegue el enlace en su mensaje de correo electrónico y envíelo.
2. Servicios de transferencia de archivos (buenos para transferencias únicas)
* Cómo funciona: Estos son servicios basados en la web específicamente para transferir archivos grandes. Sube el archivo y el servicio proporciona un enlace que envía un correo electrónico al destinatario. El destinatario descarga el archivo dentro de un cierto período de tiempo.
* Ejemplos:
* Wetransfer:simple y popular. La versión gratuita tiene limitaciones en el tamaño del archivo y la duración del almacenamiento.
* Smash:otra opción fácil de usar con un enfoque en la presentación visual.
* TransferXL:ofrece transferencias cifradas.
* Enviar en cualquier lugar:puede enviar archivos directamente a los dispositivos usando una clave.
* pros:
* Fácil de usar: Muy sencillo, generalmente simplemente arrastre y reduzca el archivo.
* no se requiere cuenta (a menudo): Muchos servicios le permiten enviar archivos sin crear una cuenta.
* soporte de archivo grande: Maneja bien archivos grandes.
* contras:
* Tiempo de almacenamiento limitado: Los archivos generalmente solo están disponibles por un tiempo limitado (por ejemplo, una semana) antes de ser eliminados.
* publicidad: Los servicios gratuitos pueden mostrar anuncios.
* Seguridad: Si bien algunos ofrecen cifrado, tenga cuidado con la seguridad de los servicios menos conocidos.
* menos control: Generalmente tiene menos control sobre los permisos de acceso en comparación con los servicios de almacenamiento en la nube.
* Pasos:
1. Elija un servicio: Seleccione un servicio de transferencia de archivos.
2. Cargue el archivo: Cargue el archivo al servicio.
3. Obtenga el enlace: El servicio generará un enlace de descarga.
4. Envíe un correo electrónico al enlace: Pegue el enlace a su correo electrónico y envíelo.
3. Compresión (archivos zip)
* Cómo funciona: Comprima el archivo en un archivo zip. Esto reduce el tamaño del archivo, a veces suficiente para encajar dentro de los límites de archivo adjunto de correo electrónico.
* pros:
* simple y incorporado: La mayoría de los sistemas operativos tienen herramientas de compresión postales incorporadas (Windows, macOS).
* Preserva el contenido del archivo: El archivo ZIP contiene todos los archivos y carpetas originales.
* contras:
* Reducción de tamaño limitado: La cantidad de compresión depende del tipo de archivo. Algunos tipos de archivos (como PDF, JPEG y videos) ya están comprimidos, por lo que no verá una reducción significativa.
* todavía podría ser demasiado grande: Incluso después de la compresión, el archivo aún puede exceder los límites de archivo adjunto de correo electrónico.
* El destinatario necesita descomprimir: El destinatario debe tener software para descomponer el archivo.
* no aborda el problema subyacente: No escala bien si necesita compartir archivos grandes con frecuencia.
* Pasos:
1. comprimir el archivo: Haga clic con el botón derecho en el archivo (o carpeta que contiene los archivos) y elija "Comder en el archivo zip" (Windows) o "Compress" (macOS).
2. Adjuntar al correo electrónico: Adjunte el archivo zip a su correo electrónico.
4. Dividir el archivo (menos recomendado)
* Cómo funciona: Divida el archivo grande en partes más pequeñas. Envíe cada parte como un archivo adjunto de correo electrónico separado. El destinatario necesita volver a montar las piezas.
* pros:
* Evita los servicios de nube/terceros: Si le preocupa el uso de almacenamiento en la nube u otros servicios.
* contras:
* Inconveniente: Lento para el remitente y el destinatario.
* propenso a errores: Fácil de cometer errores al dividir y volver a montar.
* requiere un software especial: El destinatario a menudo necesita un software especial para unir archivos divididos.
* menos seguro: Más difícil de proteger las partes individuales.
* Evite este método si es posible ; El almacenamiento en la nube o los servicios de transferencia de archivos son opciones mucho mejores. Si * debe * usar este método, considere usar una utilidad de división de archivos que agrega suma de verificación a cada parte para asegurarse de que se ensamblen correctamente.
5. Uso del envío de archivos grandes incorporados del cliente de correo electrónico (limitado)
* Cómo funciona: Algunos clientes de correo electrónico (como Outlook, a veces Gmail con Google Drive Integration) tienen características incorporadas que cargan automáticamente grandes archivos adjuntos a sus respectivos servicios en la nube e insertan un enlace en el correo electrónico.
* pros:
* Conveniente (si es compatible): El proceso se maneja principalmente automáticamente por el cliente de correo electrónico.
* Integración perfecta: Funciona directamente dentro de su cliente de correo electrónico.
* contras:
* Soporte limitado: No todos los clientes de correo electrónico tienen esta función.
* Dependiente del proveedor de correo electrónico: Confía en el almacenamiento en la nube del proveedor de correo electrónico (por ejemplo, Google Drive para Gmail).
* menos control: Es posible que tenga menos control sobre los permisos de acceso.
Elegir el mejor método
* Para compartir frecuentes de archivos grandes y colaboración: Servicios de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive) son la mejor opción.
* Para una transferencia única de un archivo grande: Servicios de transferencia de archivos (Wetransfer, Smash) son ideales.
* Si el archivo es solo un poco demasiado grande: compresión (zip) podría ser suficiente.
* Evite dividir archivos a menos que sea absolutamente necesario.
* Considere las habilidades técnicas y el acceso a Internet del destinatario. Si no se sienten cómodos utilizando servicios en la nube, un servicio de transferencia de archivos podría ser la mejor opción.
Consideraciones importantes para todos los métodos
* Seguridad: Siempre tenga en cuenta la seguridad. Use contraseñas seguras, habilite la autenticación de dos factores en sus cuentas de almacenamiento en la nube y tenga cuidado con compartir información confidencial. Si usa un servicio de transferencia de archivos, consulte sus políticas de seguridad. Si está disponible, use la protección de contraseña en el enlace compartido.
* Privacidad: Tenga en cuenta las políticas de privacidad de los servicios que utiliza.
* Comunicación: Explique claramente al destinatario cómo acceder al archivo. Incluya instrucciones sobre cómo descargar, descifrar o ver el archivo.
* Límites de tamaño de archivo: Tenga en cuenta los límites del tamaño del archivo de cualquier servicio que esté utilizando.
* Comunicación alternativa: Considere que el destinatario sepa a través de otro método, como un mensaje de texto o una llamada telefónica, que les ha enviado un enlace a un archivo grande para evitar que se pierda en su filtro de spam.
Al comprender estos métodos, puede elegir el mejor enfoque para enviar sus documentos grandes de forma rápida, segura y conveniente.