Las características clave a menudo incluidas en un paquete de producción de documentos son:
* Ingestión de datos: Capacidad para importar datos de varias fuentes (bases de datos, hojas de cálculo, correos electrónicos, etc.).
* Procesamiento y limpieza de datos: Herramientas para transformar, limpiar y estandarizar datos para garantizar la precisión y la consistencia. Esto podría incluir deduplicación, formateo de correcciones y validación de datos.
* ensamblaje de documentos: Generación automatizada de documentos utilizando plantillas y los datos procesados. Esto a menudo implica la fusión sofisticada de campos de datos en diseños de documentos predefinidos.
* redacción y anonimización: Herramientas para redactar información de forma segura de los documentos de acuerdo con los requisitos legales o de privacidad.
* Revisión y control de calidad: Capacidades para revisar y aprobar documentos antes de la producción final. Esto podría incluir características para la colaboración y el control de versiones.
* Producción y salida: Funcionalidad para crear documentos en varios formatos (PDF, Word, etc.) y distribuirlos de forma electrónica o física.
* Gestión de metadatos: Seguimiento y gestión de metadatos asociados con cada documento para recuperación y auditoría eficientes.
* Control de seguridad y acceso: Características para garantizar la seguridad y la confidencialidad de los documentos y datos durante todo el proceso de producción.
Esencialmente, los paquetes de producción de documentos tienen como objetivo reemplazar los procesos manuales propensos a errores con flujos de trabajo automatizados, lo que resulta en una mayor eficiencia, precisión y costos reducidos. Se usan comúnmente en industrias como la ley, las finanzas y la atención médica, donde la producción de documentos es un aspecto crucial de sus operaciones. Ejemplos de tales paquetes incluyen Relativity, Everlaw y Disco.