1. Elija su cliente de correo electrónico:
* basado en la web (Gmail, Outlook, Yahoo): Se accede a estos a través de su navegador web.
* Desktop (Outlook, Thunderbird, Apple Mail): Estos están instalados en su computadora.
* Mobile (Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.): Aplicaciones en su teléfono inteligente o tableta.
El proceso generalmente es el mismo en todas estas plataformas.
2. Cree un nuevo correo electrónico:
* Busque un botón etiquetado como "componer", "nuevo correo electrónico" o un icono similar (generalmente un signo más o un sobre). Haga clic para iniciar un nuevo mensaje de correo electrónico.
3. Complete el receptor (s), sujeto y cuerpo (opcional):
* a: Ingrese las dirección (s) de correo electrónico de las personas a las que desea enviar el documento. Puede agregar múltiples destinatarios, separados por comas o semicolones.
* cc (copia de carbono): Ingrese direcciones de correo electrónico aquí si desea que otros reciban una copia del correo electrónico, pero no son los principales destinatarios. Los destinatarios en el campo "To" verán las direcciones en el campo "CC".
* BCC (copia de carbono ciego): Ingrese las direcciones de correo electrónico aquí si desea que otros reciban una copia del correo electrónico * sin * los destinatarios en los campos "To" y "CC" conociendo. Esto es útil para la privacidad.
* sujeto: Describa brevemente el contenido del correo electrónico (por ejemplo, "Propuesta del proyecto", "Actas de reuniones", "Contrato revisado").
* cuerpo: Aquí es donde escribes tu mensaje. Puede incluir un saludo, explicar por qué está enviando el documento y proporcionar cualquier otra información relevante. Esta parte es opcional si el documento habla por sí mismo.
4. Adjunte el archivo de documento:
* Busque un botón o icono "Adjuntar": Esto generalmente está representado por un icono de PaperClip. La etiqueta puede ser "Adjuntar archivos", "archivos adjuntos" o simplemente un clip.
* Haga clic en el botón "Adjuntar": Se abrirá una ventana de explorador de archivos, lo que le permitirá explorar los archivos de su computadora.
* Navegue a la ubicación de su archivo de documento: Encuentre la carpeta donde se almacena su documento (por ejemplo, documentos, descargas, escritorio).
* Seleccione el archivo de documento: Haga clic en el archivo que desea adjuntar.
* Haga clic en "Abrir" o "Adjuntar": Esto adjuntará el documento a su correo electrónico. Debería ver el nombre del archivo en el mensaje de correo electrónico, generalmente debajo de la línea de asunto o por encima del cuerpo del correo electrónico. Algunos clientes de correo electrónico muestran una barra de progreso mientras el archivo está cargando.
5. Envíe el correo electrónico:
* Una vez que haya completado los campos requeridos (a, sujeto) y adjunte el documento, haga clic en el botón "Enviar". El botón también se puede etiquetar "Enviar correo electrónico" o simplemente una flecha.
Consideraciones y consejos importantes:
* Límites de tamaño de archivo: Los proveedores de correo electrónico tienen límites en el tamaño de los archivos adjuntos. Este límite varía, pero a menudo es de alrededor de 20-25 MB. Si su archivo es más grande que este, es posible que deba:
* compress (zip) el archivo: Haga clic con el botón derecho en el archivo y elija "Compress" o "Enviar a> carpeta comprimida (con cremallera)" (Windows) o "Compress" (Mac). Esto puede reducir el tamaño del archivo, pero debe desactivarse en el otro extremo.
* Use almacenamiento en la nube: Cargue el archivo en un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, OneDrive o iCloud Drive. Luego, comparta un enlace al archivo en su correo electrónico. Esta es a menudo la mejor solución para archivos grandes.
* Formato de archivo: Considere el formato de archivo de su documento.
* pdf (.pdf): Este es un buen formato para compartir documentos que no desea que el destinatario edite fácilmente. Preserva el formato y es ampliamente compatible.
* Word Document (.doc, .docx): Estos son adecuados si desea que el destinatario pueda editar el documento. Sin embargo, el formato puede cambiar según la versión de Word del destinatario.
* texto sin formato (.txt): Para documentos de texto muy simples sin formato.
* Seguridad: Tenga cuidado al enviar información confidencial por correo electrónico, especialmente si la conexión no es segura. Considere la protección de contraseña del documento, luego envíe la contraseña por separado (por ejemplo, a través de un mensaje de texto o un correo electrónico separado).
* Verifique sus elementos enviados: Después de enviar el correo electrónico, consulte su carpeta "Artículos enviados" o "correo enviado" para confirmar que el correo electrónico se envió correctamente.
* Software del destinatario: Asegúrese de que el destinatario tenga el software necesario para abrir el documento que está enviando. Enviar un PDF es generalmente más seguro, ya que casi todos pueden abrir un PDF.
* múltiples archivos adjuntos: Por lo general, puede adjuntar varios archivos al mismo correo electrónico. Simplemente repita el proceso de archivo adjunto para cada archivo.
Ejemplo usando Gmail (basado en la web):
1. Vaya a Gmail en su navegador web (gmail.com).
2. Haga clic en el botón "Componer".
3. Ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo "a".
4. Ingrese un sujeto en el campo "Sujeto" (por ejemplo, "Informe actualizado").
5. Escriba un breve mensaje en el cuerpo del correo electrónico (opcional).
6. Haga clic en el icono de PaperClip (etiquetado "Archivos adjuntos").
7. Encuentre el archivo de documento en su computadora y seleccione.
8. Haga clic en "Abrir". El archivo se adjuntará al correo electrónico.
9. Haga clic en "Enviar".
Siguiendo estos pasos, puede enviar fácilmente archivos de documentos por correo electrónico. Recuerde ajustar el proceso en función del cliente de correo electrónico específico que está utilizando.