Instrucciones generales y logística:
* Si se requiere una presentación oral: Este es el más fundamental. La Sección L indicará claramente si una presentación oral es obligatoria, opcional o no requerida.
* Propósito de la presentación oral: ¿Qué está tratando de evaluar el gobierno con la presentación? ¿Es para evaluar su comprensión de los requisitos, su solución propuesta, la experiencia de su equipo o alguna combinación de factores?
* Fecha, hora y ubicación: Si la presentación es en persona, se proporcionarán detalles sobre la ubicación física. Para presentaciones virtuales, se incluirán información sobre la plataforma (por ejemplo, Zoom, los equipos de Microsoft), los detalles de inicio de sesión y los requisitos técnicos. Se especificará la fecha y hora exactos para cada oferente o se proporcionará una ventana de tiempo.
* Información de contacto: El nombre e información de contacto (número de teléfono, correo electrónico) del punto de contacto gubernamental para preguntas sobre la presentación oral.
* Requisitos de seguridad: Cualquier protocolo de seguridad o requisito de autorización para los asistentes. Para las solicitudes clasificadas, esto será muy detallado.
* Asistencia: Restricciones o requisitos sobre quién debe asistir de su equipo y cualquier limitación en el número de asistentes.
* Política de grabación: Si la presentación será registrada por el gobierno.
* Instrucciones sobre la presentación de materiales de presentación: Algunas solicitudes pueden solicitar que proporcione los materiales de presentación.
Requisitos de contenido y formato:
* Temas para estar cubiertos: Las áreas temáticas específicas que debe abordar en su presentación. ¡Esta es la parte más importante! Es probable que se alinee con los criterios de evaluación descritos en la Sección M. Los temas pueden ser muy amplios o muy específicos.
* Asignación de tiempo: El tiempo total asignado para la presentación, incluida cualquier Q&A. Esto es crucial para planificar su contenido.
* Formato de presentación: Instrucciones sobre si puede usar diapositivas, demostraciones, pizarras u otras ayudas visuales. Requisitos de software específicos (por ejemplo, PowerPoint, PDF).
* Restricciones: Lo que * no puede * incluir en su presentación (por ejemplo, materiales de marketing, información de costos si es una presentación técnica).
* Preguntas de seguimiento: Una declaración que indica que el gobierno hará preguntas después de la presentación formal y posiblemente durante.
Conexión de criterios de evaluación:
* Enlace a la sección M (factores de evaluación): La Sección L casi siempre establecerá explícitamente que la presentación oral se evaluará en función de los criterios descritos en la Sección M. Aquí es donde encuentra los pesos asignados a cada aspecto de la propuesta, incluida la presentación oral. ¡Comprende la Sección M íntimamente!
* Áreas de énfasis: La Sección L podría resaltar aspectos específicos de los criterios de evaluación de la Sección M que se enfatizarán particularmente durante la presentación oral.
Cosas clave para buscar y hacer:
1. Lea la sección L con cuidado: Este es el paso más importante. No lo hagas. Léelo a fondo, resalte los requisitos clave y haga una lista de verificación para asegurarse de cubrir todo.
2. Referencia cruzada con la sección M: Consulte constantemente la sección M para comprender * por qué * el gobierno está solicitando información específica en la presentación oral. Su presentación debe adaptarse explícitamente para abordar los criterios de evaluación.
3. Pregunte (si está permitido): Si hay ambigüedades o instrucciones poco claras, envíe preguntas al punto de contacto gubernamental antes de la fecha límite especificada en la solicitud. No esperes hasta el último minuto.
4. Práctica, práctica, práctica: Entrene su presentación varias veces para asegurarse de permanecer dentro de los límites de tiempo, que sus diapositivas sean claras y concisas, y que los miembros de su equipo se sientan cómodos con sus roles.
5. Prepárese para las preguntas: Anticipe los tipos de preguntas que el gobierno podría hacer en función de los requisitos de solicitud y su solución propuesta. Desarrolle respuestas claras y concisas.
6. Manténgase dentro del alcance: Solo presente información que sea relevante para los temas especificados en la Sección L. No introduzca nueva información ni se desvíe de su propuesta escrita a menos que sea para aclarar o ampliar lo que ya ha enviado.
7. Siga las instrucciones con precisión: El gobierno está buscando oferentes que puedan seguir instrucciones. El desviado del formato especificado o los requisitos de contenido puede afectar negativamente su evaluación.
Al revisar y adherirse cuidadosamente a las instrucciones en la Sección L, y comprender los criterios de evaluación en la Sección M, puede aumentar significativamente sus posibilidades de ofrecer una presentación oral exitosa y ganar el contrato.