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¿Qué información se requiere en la Sección L de la solicitud para una presentación oral?

2011/11/1
La Sección L de una solicitud, titulada "Instrucciones, condiciones y avisos a los oferentes o encuestados", es donde el gobierno describe las instrucciones y requisitos específicos para preparar y presentar una propuesta. Para una presentación oral, la Sección L detallará aspectos cruciales. Si bien el contenido exacto puede variar según la solicitud específica, aquí hay una descripción general de qué esperar en la Sección L sobre una presentación oral:

Áreas clave típicamente cubiertas en la Sección L con respecto a las presentaciones orales:

* Instrucciones generales:

* Propósito: Una breve declaración del propósito de la presentación oral (por ejemplo, para aclarar la propuesta escrita, demostrar comprensión, responder preguntas, etc.).

* Objetivo general: Lo que el gobierno está tratando de lograr con las presentaciones orales.

* Formato y estructura:

* Asignación de tiempo: El tiempo total asignado para la presentación oral, incluido el tiempo para preguntas y respuestas. ¡Esto es crítico! A menudo, especificará una línea de tiempo estricta para la presentación, seguido de un período para preguntas del equipo de evaluación.

* Limitaciones de contenido: Puede especificar áreas para enfatizar o evitar. Podría prohibir la introducción de nueva información que aún no está en la propuesta escrita.

* ayudas de presentación: Reglas sobre el uso de ayudas de presentación (por ejemplo, diapositivas de PowerPoint, folletos, pizarras, demostraciones de productos). Puede tener restricciones en el número de diapositivas permitidas, requerir que las diapositivas se envíen por adelantado o especifiquen formatos de archivo aceptables.

* Ubicación/plataforma: Información sobre dónde tendrá lugar la presentación oral (en persona en una instalación gubernamental o a través de una plataforma virtual como Zoom o Microsoft Teams). Incluye instrucciones para conectarse virtualmente, probar conectividad, etc.

* Seguridad: Requisitos de seguridad si la presentación se lleva a cabo en una instalación gubernamental o si la información que se presenta es sensible.

* Hardware/Software: Qué hardware y software serán proporcionados por el gobierno y lo que el oferente es responsable de proporcionar.

* Participantes y roles:

* Asistentes permitidos: El número máximo de personal que un oferente puede tener presente.

* Roles específicos: Puede designar quién se espera que hable (por ejemplo, gerente de proyecto, plomo técnico). Puede limitar el número de altavoces.

* Identificación: Requisitos para la identificación al llegar a una instalación gubernamental.

* Procedimientos de inicio de sesión: Instrucciones para firmar o registrarse para la presentación virtual.

* Requisitos de contenido (específico para la solicitud):

* Temas clave: Aspectos específicos de la propuesta que el gobierno quiere abordar en la presentación. ¡Esto es increíblemente importante tener en cuenta! Concéntrese en estas áreas.

* Áreas de aclaración: Áreas donde el gobierno sintió que las propuestas escritas eran débiles o poco claras. La presentación oral es su oportunidad de abordarlos directamente.

* demostraciones: Requisitos para demostraciones de capacidades, software o equipo.

* Escenarios: Puede presentar escenarios y preguntarle al oferente cómo se dirigirían a ellos.

* Sesión de preguntas y respuestas:

* Expectativas: Indica el propósito de las preguntas y respuestas, como aclarar aspectos de la propuesta o evaluar la comprensión del oferente.

* Temas permitidos: Puede limitar el alcance de las preguntas.

* Protocolo de respuesta: Instrucciones para responder preguntas (por ejemplo, quién debe responder, cómo manejar la información clasificada).

* Linkage de criterios de evaluación:

* Factores de evaluación: Establece explícitamente cómo se evaluará la presentación oral y cómo se relaciona con los criterios de evaluación generales en la Sección M. Esto es vital. Adapte su presentación para abordar estos factores directamente.

* Requisitos de envío (relacionados con la presentación oral):

* Envío anticipado de diapositivas: Requiere la presentación de diapositivas de presentación (PowerPoint, etc.) un cierto número de días/horas antes de la presentación.

* Lista de presentadores: Puede requerir una lista de presentadores con sus nombres, títulos y roles en la presentación.

* biografías: Puede requerir biografías cortas de los presentadores.

* Agenda: Puede requerir una agenda que describe la estructura y los temas de la presentación.

* Restricciones:

* nueva información: Prohibe explícitamente la introducción de nueva información que no estaba en la propuesta escrita. La presentación oral es para aclaración y explicación, no para agregar nuevos detalles.

* Información patentada: Instrucciones para manejar información patentada o confidencial.

* Negociaciones de contrato: Por lo general, afirma que la presentación oral no es parte de las negociaciones contractuales.

* Grabación: Prohíbe la grabación de la presentación o la sesión de preguntas y respuestas.

Cómo usar la Sección L de manera efectiva:

1. Leer cuidadosamente y resaltar: Examine la sección L para todos los detalles relacionados con la presentación oral. Resaltar instrucciones clave y plazos.

2. Crear un esquema: Desarrolle un esquema de presentación detallado basado directamente en los requisitos de la Sección L. Asegúrese de cubrir todos los temas requeridos y adhiera las limitaciones de tiempo.

3. Preparar y practicar: Prepare a fondo sus materiales de presentación y practique su entrega. Anticipe preguntas potenciales y prepare respuestas reflexivas.

4. ensayo las preguntas y respuestas: Mantenga sesiones de preguntas y respuestas simuladas con su equipo para prepararse para lo real.

5. Adhere Strictly: Siga todas las instrucciones meticulosamente. El incumplimiento puede afectar negativamente su evaluación.

Nota importante: Esta es una guía general. El específico El contenido de la Sección L sobre la presentación oral variará de la solicitud a la solicitud. siempre priorice las instrucciones reales proporcionadas en la solicitud específica a la que está respondiendo.

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