Documentos esenciales:
* Su información comercial: Esto incluye su nombre legal comercial, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico y número de identificación fiscal (por ejemplo, EIN en los EE. UU., Número de IVA en Europa).
* Información del cliente: Esto incluye el nombre legal, la dirección y cualquier información de contacto relevante. La dirección de facturación precisa es crucial.
* Número de factura: Un número secuencial único para cada factura. Esto es esencial para el seguimiento y el mantenimiento de registros.
* Fecha de factura: La fecha en que se emite la factura.
* Descripción de bienes o servicios: Una descripción clara y detallada de lo que proporcionó. Ser específico para evitar confusiones.
* Cantidad y precio unitario: El número de unidades proporcionadas y el precio por unidad.
* Cantidad total adeudada: La suma de todos los cargos, incluidos los impuestos o descuentos aplicables.
* Términos de pago: Claramente indique cuándo se debe el pago (por ejemplo, neto 30, debido al recibir). Incluya detalles sobre cómo se debe realizar el pago (por ejemplo, transferencia bancaria, tarjeta de crédito, cheque).
Documentos que pueden ser necesarios dependiendo de la situación:
* Orden de compra (PO): Si el cliente proporcionó una orden de compra, debe referenciarla en su factura. Esto ayuda con la coincidencia y el seguimiento.
* Contrato: El contrato puede detallar términos, horarios de pago específicos o servicios prestados que deben reflejarse en la factura.
* Recibo de entrega/prueba de servicio: Si proporciona bienes o servicios físicos, proporcionar evidencia de entrega o finalización del servicio ayuda a respaldar la factura.
* Hojas de tiempo/Informes del proyecto: Para los servicios facturados por la hora o basados en hitos del proyecto, la documentación de respaldo es vital.
* Formularios de impuestos: Dependiendo de su ubicación y la ubicación del cliente, es posible que deba incluir información fiscal sobre sus facturas, como GST/HST (Canadá), IVA (Europa) o impuestos sobre las ventas (EE. UU.).
En resumen: Si bien siempre son necesarios los elementos centrales (información comercial, información del cliente, artículos, costos, términos de pago), otros documentos de apoyo pueden mejorar la precisión, reducir las disputas y fortalecer sus registros financieros. Mantener registros organizados de todos los documentos relacionados con fines de auditoría.