Un sistema de gestión de datos (DMS) es una herramienta de software diseñada específicamente para gestionar y almacenar grandes volúmenes de datos estructurados de forma eficiente. Proporciona funciones para organización de datos, manipulación de datos, seguridad de datos, integridad de datos, recuperación de datos y control de acceso a datos, entre otras cosas. Los DMS se utilizan normalmente en entornos de nivel empresarial donde es necesario gestionar y procesar grandes cantidades de datos de manera eficiente.
Excel es una herramienta versátil que se puede utilizar para diversas tareas, incluido el almacenamiento y análisis de datos, pero carece de las funciones y capacidades avanzadas de un sistema de gestión de datos dedicado.