i. Fase de pre-presentación:
1. Comprende a tu audiencia: ¿A quién te estás presentando? ¿Cuál es su nivel de conocimiento sobre el tema? ¿Cuáles son sus intereses y expectativas? Adaptar su presentación a su audiencia es crucial para una comunicación efectiva.
2. Defina su objetivo: ¿Qué quieres que tu audiencia le quite a tu presentación? Definir claramente su objetivo guiará su selección de contenido y estilo de presentación.
3. Estructura su informe: Organice su información lógicamente. Una estructura común incluye:
* Introducción: Presente brevemente el tema, su objetivo y la estructura general de la presentación.
* cuerpo: Presente sus hallazgos, análisis y ideas clave utilizando un lenguaje claro y conciso. Desglose información compleja en trozos manejables.
* Conclusión: Resume sus hallazgos clave, reitere sus puntos principales y ofrezca recomendaciones o próximos pasos.
4. Elija sus ayudas visuales: Use imágenes (cuadros, gráficos, imágenes) para mejorar la comprensión y el compromiso. Mantenga las imágenes limpias, simples y relevantes. Evite abrumar a su audiencia con demasiada información sobre una sola diapositiva.
5. Crea tu narrativa: Piense en su presentación como una historia. Guíe a su audiencia a través de sus hallazgos con una narrativa convincente que los mantenga comprometidos. Use transiciones para conectar diferentes secciones sin problemas.
6. Diseñe sus diapositivas: Use una plantilla de diseño consistente. Mantenga un tamaño y estilo de fuente claro y legible. Use imágenes y gráficos de alta calidad. Limite la cantidad de texto en cada diapositiva (la "regla de seis" - seis puntos de bala o seis palabras por línea es una buena guía).
7. Practica tu entrega: Enorguee su presentación varias veces para garantizar una entrega suave y segura. Mire usted mismo para asegurarse de que permanezca dentro del tiempo asignado. Practica frente a una audiencia de prueba para recibir comentarios.
ii. Fase de presentación:
8. Comience fuerte: Comience con un gancho cautivador para captar la atención de su audiencia. Indique claramente su objetivo desde el principio.
9. Involucre a su audiencia: Mantenga el contacto visual, use su voz de manera efectiva (varíe el tono y el ritmo) y use el lenguaje corporal para transmitir entusiasmo y confianza. Fomentar preguntas e interacción.
10. Explique los datos claramente: No solo presente datos; interpretarlo para su audiencia. Explique la importancia de sus hallazgos y lo que significan.
11. Manejar preguntas de manera efectiva: Esté preparado para responder preguntas con confianza y honestamente. Si no sabe la respuesta, reconozca y ofrezca averiguarlo.
12. Administre su tiempo: Manténgase dentro del tiempo asignado. Tenga en cuenta el reloj y ajuste su ritmo según sea necesario.
13. Finalizar con una fuerte conclusión: Resume sus hallazgos clave y reitere sus puntos principales. Deje a su audiencia con una comprensión clara de su mensaje y una llamada a la acción (si corresponde).
iii. Fase posterior a la presentación:
14. Recopilar comentarios: Solicite comentarios de su audiencia para identificar áreas para mejorar en futuras presentaciones.
15. Distribuir materiales: Si corresponde, comparta una copia de sus diapositivas de presentación o un informe más detallado con su audiencia.
16. Seguimiento: Si es necesario, haga un seguimiento con su audiencia para responder cualquier pregunta restante o proporcionar información adicional.
Siguiendo estos pasos, puede crear y ofrecer una presentación de informe que sea informativa y atractiva. Recuerde que la comunicación efectiva es clave para garantizar que su mensaje resuene con su audiencia.