1. Adjunto (más común y recomendado)
* Cómo funciona: Adjunta el documento Word directamente al correo electrónico. El destinatario descarga el archivo y lo abre en su procesador de textos (por ejemplo, Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice).
* pros:
* Preserva perfectamente el formato original del documento.
* El destinatario puede guardar y editar el documento.
* Funciona de manera confiable en diferentes clientes de correo electrónico y sistemas operativos.
* contras:
* Requiere que el destinatario tenga un programa de procesamiento de palabras compatible.
* Se suma al tamaño del correo electrónico (importante para las limitaciones de ancho de banda).
* Requiere que el destinatario descargue el archivo, que algunos podrían dudar en hacer por razones de seguridad (especialmente de los remitentes desconocidos).
* Cómo hacerlo (pasos generales:los detalles varían ligeramente según el cliente de correo electrónico):
1. Componga un nuevo correo electrónico: Abra su cliente de correo electrónico e inicie un nuevo mensaje de correo electrónico.
2. Busque el icono "Adjuntar" o "Insertar": Este suele ser un icono de PaperClip o un botón etiquetado "Adjuntar", "Adjunte archivos" o algo similar. Por lo general, se encuentra cerca de los campos del cuerpo "para", "sujeto" y de mensajes.
3. Explore y seleccione el documento de Word: Haga clic en el icono "Adjuntar" y se abrirá una ventana de explorador de archivos. Navegue a la ubicación donde guardó su documento de Word (.doc, .docx) y seleccione.
4. Se adjuntará el archivo: El documento Word se agregará al correo electrónico, generalmente indicado por su nombre que aparece debajo de la línea de asunto o en un área de archivo adjunto designada.
5. Componga su mensaje de correo electrónico: Escriba su mensaje de correo electrónico como de costumbre.
6. Envía el correo electrónico: Haga clic en el botón "Enviar".
Ejemplos de archivos adjuntos en clientes de correo electrónico comunes:
* gmail: Haga clic en el icono PaperClip "Adjuntar archivos" en la parte inferior de la ventana Compose.
* Outlook (escritorio): Haga clic en el botón "Adjuntar archivo" en la pestaña "Mensaje".
* Outlook (Web): Haga clic en el icono de PaperClip "Adjuntar" debajo de la ventana de composición.
* Yahoo Mail: Haga clic en el icono PaperClip "Adjuntar archivos" en la parte inferior de la ventana Compose.
2. Copiar y pegar (más simple para documentos cortos, pérdida de formato)
* Cómo funciona: Abra el documento de Word, selecciona todo el texto, copie al portapapeles (Ctrl+C o CMD+C) y luego péguelo en el cuerpo de su correo electrónico (Ctrl+V o CMD+V).
* pros:
* Muy simple y rápido.
* El destinatario no necesita descargar nada.
* Adecuado para documentos cortos donde el formato no es crítico.
* contras:
* Pérdida significativa de formato: Las tablas, imágenes, fuentes específicas, diseños complejos e incluso cosas simples como el negrita y la cursiva pueden no ser conservadas. Será texto sin formato o adoptará el formato predeterminado del cliente de correo electrónico.
* Puede ser difícil de administrar para documentos largos.
* La apariencia puede variar según el cliente de correo electrónico del destinatario y la configuración de fuentes.
* Cómo hacerlo:
1. Abra la palabra documento: Abra el documento en Microsoft Word u otro procesador de palabras compatible.
2. Seleccione todo el texto: Presione Ctrl+A (Windows) o CMD+A (Mac) para seleccionar todo el texto en el documento.
3. Copie el texto: Presione Ctrl+C (Windows) o CMD+C (Mac) para copiar el texto seleccionado al portapapeles.
4. Componga un nuevo correo electrónico: Abra su cliente de correo electrónico e inicie un nuevo mensaje de correo electrónico.
5. Pega el texto: Haga clic en el cuerpo del mensaje de correo electrónico y presione Ctrl+V (Windows) o CMD+V (Mac) para pegar el texto.
6. Revisión y edición: Revise cuidadosamente el texto pegado para cualquier problema o error de formato. Es posible que deba ajustar manualmente algún formato.
7. Componga su mensaje de correo electrónico: Agregue cualquier texto o información adicional a su correo electrónico.
8. Envía el correo electrónico: Haga clic en el botón "Enviar".
3. Insertar como imagen (para elementos visuales específicos, mala accesibilidad)
* Cómo funciona: Convierte el documento de Word o una parte de él en una imagen (por ejemplo, una captura de pantalla o exportando el documento como PDF y luego usando un convertidor PDF a imagen) e inserte la imagen en el cuerpo de correo electrónico.
* pros:
* Bueno para preservar la apariencia visual exacta de una parte específica del documento.
* El destinatario no necesita palabra para ver la información.
* contras:
* No es editable: El destinatario no puede editar el texto.
* Accesibilidad deficiente: Los lectores de pantalla para usuarios con discapacidad visual no pueden extraer fácilmente el texto de las imágenes.
* La calidad de la imagen puede ser pobre: Especialmente si el documento original tiene muchos detalles o texto pequeño.
* aumenta el tamaño de correo electrónico: Las imágenes pueden ser más grandes que el texto.
* No se puede buscar: El texto dentro de la imagen no se puede buscar.
* Cómo hacerlo (general):
1. Convierta a imagen: Tome una captura de pantalla de la sección relevante del documento de Word o convierta el documento de Word a un PDF y luego convierta el PDF en una imagen (por ejemplo, utilizando convertidor PDF a Image en línea).
2. Guardar la imagen: Guarde el archivo de imagen (por ejemplo, .jpg, .png) en su computadora.
3. Componga un nuevo correo electrónico: Abra su cliente de correo electrónico e inicie un nuevo mensaje de correo electrónico.
4. Inserte la imagen: Busque un icono u opción de "insertar imagen" en la barra de herramientas de su cliente de correo electrónico (a menudo cerca de las opciones de formato). Haga clic y luego navegue para seleccionar el archivo de imagen que guardó.
5. Se insertará la imagen: La imagen se agregará al cuerpo del correo electrónico.
6. Componga su mensaje de correo electrónico: Agregue cualquier texto o información adicional a su correo electrónico.
7. Envía el correo electrónico: Haga clic en el botón "Enviar".
4. Convertir a PDF y adjuntar (buen compromiso para documentos de solo lectura)
* Cómo funciona: Convierte el documento Word en un archivo PDF (formato de documento portátil) y luego adjunta el PDF al correo electrónico.
* pros:
* Preserva el formato con precisión.
* Los PDF son ampliamente legibles en diferentes dispositivos y sistemas operativos (la mayoría tiene un visor PDF integrado).
* Generalmente tamaño de archivo más pequeño que el documento de Word original.
* contras:
* Los destinatarios no pueden editar fácilmente el documento (a menos que tengan un editor PDF).
* Requiere que el destinatario tenga un visor PDF (aunque la mayoría lo hace).
* Cómo hacerlo:
1. Abra la palabra documento: Abra el documento en Microsoft Word.
2. Guardar como PDF: Vaya a "File"> "Guardar como" (o "Archivo"> "Exportar"> "Crear documento PDF/XPS"). Elija "PDF" como tipo de archivo.
3. Guarde el archivo PDF: Seleccione una ubicación para guardar el archivo PDF y haga clic en "Guardar" (o "Publicar").
4. Componga un nuevo correo electrónico: Abra su cliente de correo electrónico e inicie un nuevo mensaje de correo electrónico.
5. Adjunte el archivo PDF: Haga clic en el icono "Adjuntar" (PaperClip) y navegue para seleccionar el archivo PDF que acaba de guardar.
6. Componga su mensaje de correo electrónico: Escriba su mensaje de correo electrónico como de costumbre.
7. Envía el correo electrónico: Haga clic en el botón "Enviar".
¿Qué método debe usar?
* Si el destinatario necesita editar el documento y el formato es importante: Utilice adjunto (Método 1).
* Si solo necesita compartir el contenido rápidamente y el formato no es importante: Use Copie y pegue (Método 2). Pero prepárate para posibles problemas de formato.
* Si necesita mostrar un elemento visual muy específico y la accesibilidad no es una preocupación: Use insertar como imagen (Método 3).
* Si necesita compartir un documento de solo lectura con formato preservado y desea garantizar la legibilidad en diferentes plataformas: Use Convertir a PDF y adjuntar (Método 4).
Consideraciones importantes:
* Tamaño del archivo: Los grandes archivos adjuntos pueden causar problemas de entrega o llenar la bandeja de entrada del destinatario. Si el documento de Word es muy grande, considere comprimirlo en un archivo zip antes de adjuntarlo.
* Seguridad: Tenga cuidado al abrir archivos adjuntos de remitentes desconocidos, ya que podrían contener virus o malware.
* Software del destinatario: Considere si el destinatario tiene Microsoft Word u otro procesador de palabras compatible. Si no, ahorrar como PDF es una buena alternativa.
* Accesibilidad: Si su correo electrónico debe ser accesible para las personas con discapacidades, evite usar imágenes de texto y asegúrese de que los documentos adjuntos estén formateados correctamente para los lectores de pantalla.
En resumen, adjuntar el documento Word es generalmente la mejor opción A menos que tenga una razón específica para usar uno de los otros métodos. Los archivos adjuntos PDF también son una buena opción para documentos de solo lectura. Siempre considere las necesidades y las capacidades técnicas del destinatario al elegir cómo compartir un documento de Word por correo electrónico.