Para todos los tipos de presentación:
* Identificar y ordenar: El primer paso es siempre identificar y ordenar los documentos o componentes. Esto implica revisar cada elemento para determinar su categoría de presentación adecuada. La clasificación puede involucrar múltiples niveles, utilizando códigos, palabras clave u otros esquemas organizacionales. La consistencia es clave.
* Limpie y repare: Los documentos dañados o sucios deben limpiarse y repararse según sea necesario. Esto puede implicar el polvo, la eliminación de grapas (¡con cuidado!), Girando las lágrimas o el uso de adhesivos seguros de archivo. Evite usar cualquier cosa que pueda dañar los documentos a largo plazo.
* Prepárese para la indexación (si es necesario): Para una recuperación efectiva, es posible que deba crear índices, etiquetas u otros metadatos para facilitar la búsqueda y encontrar elementos específicos más adelante. Esta podría ser una etiqueta simple, un código de barras o metadatos complejos dentro de un archivo digital.
* Verificación de calidad: Asegúrese de que toda la información relevante esté incluida, completa y precisa antes de presentar.
Para la presentación en papel:
* Collate: Documentos relacionados con el grupo juntos.
* Punch Boles (si es necesario): Si usa una carpeta o carpeta, asegúrese de que todos los documentos tengan agujeros colocados adecuadamente para una presentación consistente.
* FIJE (si es necesario): Use clips de papel, grapas (¡cuidadosamente!) U otros sujetadores apropiados. Evite usar cualquier cosa que pueda dañar el papel con el tiempo.
* Crear carpetas y etiquetas: Las etiquetas claras y concisas son cruciales para la recuperación eficiente. Use carpetas y etiquetas de calidad de archivo para evitar daños y garantizar la longevidad.
Para la presentación electrónica:
* Organice los archivos en carpetas: Use una estructura de carpeta consistente y lógica. Considere usar un sistema jerárquico (carpetas dentro de las carpetas) para administrar grandes volúmenes de datos.
* Nombre de los archivos consistentemente: Use una convención de nomenclatura que permita una fácil búsqueda y recuperación (por ejemplo, yyymmdd_subject_documenttype).
* Use metadatos: Agregue metadatos relevantes (palabras clave, etiquetas, fechas, etc.) a cada archivo para mejorar la capacidad de búsqueda y la organización.
* copia de seguridad: Haga una copia de seguridad de los archivos electrónicos regularmente para evitar la pérdida de datos.
* compactación: Eliminar periódicamente archivos innecesarios o obsoletos para mantener velocidades eficientes de almacenamiento y búsqueda.
Para la presentación de archivo:
* Materiales sin ácidos: Use carpetas, cajas y otros materiales sin ácido para proteger los documentos del deterioro.
* Condiciones ambientales adecuadas: Mantenga una temperatura y humedad estables para evitar daños.
* Control de plagas: Proteja documentos de insectos y otras plagas.
* Inventario descriptivo: Cree inventarios detallados o bases de datos para rastrear la ubicación y el contenido de los materiales archivados.
Independientemente del método de presentación:
* Siga los procedimientos establecidos: Adherirse a cualquier sistema y procedimiento de presentación existentes dentro de la organización.
* Mantener consistencia: La aplicación constante de las reglas de presentación es crítica para la eficiencia y la precisión.
* Revisión y mantenimiento regular: Revise y purgue regularmente los archivos para garantizar que el sistema permanezca eficiente y efectivo.
Recuerde, la preparación adecuada mejora significativamente la velocidad, la precisión y la longevidad de su sistema de archivo. Invertir el tiempo por adelantado ahorrará un tiempo considerable y frustración más tarde.