1. Línea de asunto:
* Propósito: Una línea de asunto concisa e informativa ayuda al destinatario a comprender el propósito del correo electrónico de un vistazo.
* Las mejores prácticas:
* Sea específico y descriptivo. Evite temas vagos como "hola" o "pregunta".
* Use palabras clave relevantes para el contenido del correo electrónico.
* Manténgalo relativamente corto (alrededor de 5-10 palabras).
* Evite usar todas las tapas o puntos de exclamación excesivos.
* Actualice la línea de asunto si el tema del correo electrónico cambia durante la conversación.
* Ejemplos:
* Bueno:"Solicitud de reunión:Proyecto Alpha - 25 de julio"
* Bueno:"Pregunta sobre la política de vacaciones"
* Malo:"¡importante!"
* Malo:"Hola"
2. Saludo (saludo):
* Propósito: Para comenzar el correo electrónico con una apertura cortés y respetuosa.
* Las mejores prácticas:
* formal:
* "Estimado Sr./ms./dr. [Apellido]," (Use cuando conozca el título y el apellido del destinatario).
* "A quién le corresponde" (use solo cuando no conozca el nombre del destinatario). Evite esto si es posible; Intenta encontrar un nombre.
* semiformal:
* "Estimado [Nombre] [Apellido]," (Use cuando conozca al destinatario relativamente bien, pero desea mantener cierta formalidad).
* "Hola [Nombre],"
* informal:
* "Hola [Nombre]", "
* "Hola [Nombre]" (Use con precaución; solo para colegas o amigos muy cercanos).
* Evitar:
* "Eh, tú,"
* "A quién le corresponde", cuando se puede encontrar un nombre.
* Puntuación: Una coma (,) después del saludo es estándar.
3. Cuerpo del correo electrónico:
* Propósito: Para transmitir su mensaje de manera clara y efectiva.
* Las mejores prácticas:
* Párrafo de apertura:
* Indique el propósito del correo electrónico de manera clara y concisa.
* Si responde a un correo electrónico, reconozca el mensaje anterior. Ejemplos:"Gracias por su correo electrónico" o "Seguir nuestra conversación ..."
* párrafo medio (s):
* Proporcionar detalles de apoyo, explicaciones y cualquier contexto necesario.
* Use párrafos cortos (3-5 oraciones) para su legibilidad.
* Use puntos de bala o listas numeradas para organizar información.
* Use la gramática adecuada, la ortografía y la puntuación. Revise cuidadosamente.
* Párrafo de cierre:
* Resume su solicitud o llamada a la acción.
* Expresa gratitud u ofrece más asistencia.
* Incluya un plazo si necesita una respuesta por fecha específica.
* tono:
* Mantenga un tono profesional y respetuoso, incluso si se dirige a un colega familiar.
* Tenga en cuenta su audiencia y adapte su idioma en consecuencia.
* Evite usar jerga o jerga a menos que esté seguro de que el destinatario lo comprenderá.
* Tenga cuidado con el humor, ya que puede malinterpretarse.
* Adjuntos:
* Mencione cualquier archivo adjunto en el cuerpo del correo electrónico (por ejemplo, "Encuentre el informe adjunto ...").
* Use nombres de archivos descriptivos para sus archivos adjuntos.
* Considere el tamaño del archivo de sus archivos adjuntos, especialmente cuando se envía a destinatarios externos. Comprimir archivos grandes si es necesario.
4. Cierre (Valedicción):
* Propósito: Para terminar el correo electrónico cortésmente y profesionalmente.
* Las mejores prácticas:
* formal:
* "Atentamente,"
* "Respetuosamente"
* "Tuyo sinceramente,"
* semiformal:
* "Atentamente,"
* "Saludos,"
* "Atentamente,"
* informal:
* "Mejor,"
* "Gracias,"
* "Cheers" (use con precaución; puede ser demasiado informal para algunos destinatarios).
* Puntuación: Una coma (,) después del cierre es estándar.
5. Firma:
* Propósito: Para proporcionar su información de contacto.
* Las mejores prácticas:
* Incluya su nombre completo, título (si corresponde), nombre de la empresa (si corresponde), número de teléfono y dirección de correo electrónico.
* Considere agregar un enlace al sitio web de su empresa o un perfil de LinkedIn.
* Mantenga su firma concisa y profesional.
* Configure una firma automática de correo electrónico en su cliente de correo electrónico para obtener consistencia.
Ejemplo de correo electrónico (formal):
Asunto:Solicitud de reunión:Actualización del Proyecto Gamma
Estimado Sr. Smith,
Espero que este correo electrónico te encuentre bien.
Estoy escribiendo para solicitar una breve reunión para discutir el progreso del Proyecto Gamma. Me gustaría proporcionar una actualización sobre los hitos clave logrados y describir los próximos pasos para el proyecto.
Estoy disponible el martes 26 de julio a las 10:00 a.m. o miércoles 27 de julio a las 2:00 p.m. Avíseme si cualquiera de estos tiempos funciona para usted, o sugiera un tiempo alternativo que sea conveniente.
Gracias por su tiempo y consideración.
Atentamente,
[Tu nombre completo]
[Tu título]
[Nombre de su empresa]
[Su número de teléfono]
[Su dirección de correo electrónico]
[Enlace a su sitio web/LinkedIn (opcional)]
Ejemplo de correo electrónico (informal):
Asunto:Pregunta rápida sobre la presentación
Hola Sarah,
Espero que estés teniendo una buena semana.
Tenía una pregunta rápida sobre las diapositivas que preparó para la presentación la próxima semana. Específicamente, me preguntaba sobre la fuente de datos que utilizó para el análisis de mercado.
¿Podrías enviarme un enlace o avisarme dónde lo encontraste?
¡Muchas gracias!
Mejor,
[Su nombre]
Consideraciones clave:
* revisión: Siempre revise su correo electrónico antes de enviarlo. Verifique los errores de gramática, ortografía y puntuación.
* Responder de inmediato: Intente responder a correos electrónicos dentro de un plazo razonable (por ejemplo, dentro de las 24-48 horas). Si necesita más tiempo para responder, reconozca el correo electrónico y déjele saber al remitente cuándo puede esperar una respuesta completa.
* "responder a todos" juiciosamente: Solo use "responder todo" cuando su respuesta sea relevante para todos en el hilo de correo electrónico.
* Confidencialidad: Tenga en cuenta la información que comparte en los correos electrónicos. Evite compartir información confidencial o confidencial a menos que sea absolutamente necesario y esté utilizando un sistema de correo electrónico seguro.
* Considere al destinatario: Ajuste su tono y nivel de formalidad en función de su relación con el destinatario. Si no está seguro, errar por el lado de ser más formal.
* amigable con los dispositivos móviles: Mantenga los correos electrónicos concisos y fáciles de leer en dispositivos móviles.
Al seguir estas pautas, puede escribir correos electrónicos claros, profesionales y efectivos que logren los resultados deseados.