El proceso de digitalización de documentos se inicia con la exploración. En un sistema de home esto podría implicar escanear una copia de sus registros de impuestos para el respaldo digital. En las empresas comerciales se utilizan escáneres de documentos de alta velocidad con sistemas de alimentación automática de documentos. Escaneo de imágenes , texto y arte vectorial (línea) se requieren diferentes configuraciones del escáner. Durante el análisis , también puede utilizar el software de OCR (reconocimiento de caracteres ocular) , que lee el texto en un documento y lo convierte en texto editable equipo.
.
Formatos de archivo
documentos escaneados se guardan en el ordenador en una variedad de formatos. TIFF es un formato de documento sin comprimir que guarda las imágenes sin pérdida y son llamados " sin pérdidas ". Formatos comprimidos como JPEG píxeles sueltos siempre que estén cerrados o vuelve a comprimir y se denominan " pérdidas ". TIFF permite así que los archivos que se abren y se reabrieron sin pérdida de imagen . Los documentos guardados en formato PNG o JPG perderán calidad cada vez que se abren . Formatos OCR pueden ser guardados como archivos de texto o Microsoft Word.
Reglas
software del escáner
sólo permitirá el uso de reglas . Esto hace que sea posible para especificar cómo se maneja un archivo de imagen durante y después de la exploración . Una regla puede especificar el uso de un perfil de color si el documento digitalizado es una imagen en color . Otra regla podría especificar que las imágenes deben ser almacenadas en la computadora o en los archivos deben ser enviados después de la digitalización .
De almacenamiento y compartición de
Durante la instalación del escáner , el usuario tiene que especificar una ubicación para almacenar archivos . Esto podría ser en el equipo host o en otro dispositivo de red. Permisos de uso compartido también deben establecerse . Los archivos se pueden bloquear y proteger con una contraseña o compartidos con una página web sin ningún tipo de restricciones. Esto es dependiente en el contenido del documento . Por ejemplo , los archivos médicos pueden requerir una contraseña para limitar la recepción a las personas autorizadas.
Recuperación
El proceso de digitalización de documentos tiene que ser configurado para una fácil recuperación de los archivos . Si los archivos se guardan en formato TIFF , entonces es importante que usted tiene un software que puede leer este formato y convertir los archivos a otros formatos , si es necesario . Muchos usuarios guardan el archivo en un formato no comprimido y luego convertir el archivo al formato más fácil de leer , según sea necesario , manteniendo el documento sin comprimir como el archivo . Este es un buen método, que garantiza la integridad de su archivo documental .