Aquí hay un desglose de por qué y cómo funciona:
* Cómo funciona la compresión: El software de compresión identifica y elimina los datos redundantes dentro de un archivo. Utiliza algoritmos para representar los datos en un formato más compacto. Los métodos de compresión comunes incluyen:
* Compresión sin pérdidas: Este método reduce el tamaño del archivo sin perder ningún dato. Cuando el archivo está sin comprimir, es exactamente lo mismo que el original. Esto generalmente se prefiere para documentos, imágenes y otros archivos donde la integridad de los datos es importante. (Ejemplos:Zip, GZIP, PNG)
* Compresión con pérdida: Este método elimina algunos datos de forma permanente para lograr una mayor reducción en el tamaño del archivo. Esto generalmente se usa para audio, video e imágenes donde una ligera pérdida de calidad es aceptable a cambio de tamaños de archivos más pequeños. (Ejemplos:jpeg, mp3, mp4)
* Por qué es útil para el correo electrónico:
* Límites de tamaño de correo electrónico: Los proveedores de correo electrónico a menudo tienen limitaciones sobre el tamaño máximo de los archivos adjuntos que puede enviar o recibir. Comprender archivos lo ayuda a permanecer dentro de estos límites.
* Carga/descarga más rápida: Los archivos más pequeños se cargan y descargan mucho más rápido, lo cual es beneficioso tanto para usted como para el destinatario.
* Organización: Bundling múltiples archivos en un solo archivo zip puede facilitar que el destinatario administre los archivos.
* Pasos para comprimir archivos:
1. Elija software de compresión: La mayoría de los sistemas operativos tienen herramientas de compresión incorporadas:
* Windows: Haga clic con el botón derecho en el archivo (s) o carpeta (s) que desea comprimir, seleccione "Enviar a" y luego a la carpeta "comprimida (con cremallera)".
* macOS: Haga clic con el botón derecho en el archivo (s) o carpeta (s) que desea comprimir y seleccionar "comprimir" (o "crear archivo").
* Linux: Por lo general, usará herramientas de línea de comandos como `Zip` o` Tar`.
También hay herramientas de compresión de terceros disponibles, como 7-ZIP (Free and Open-Source), Winzip (pagado) y Winrar (pagado). Estos a menudo ofrecen características más avanzadas y opciones de compresión.
2. Seleccione los archivos: Seleccione los documentos que desea enviar.
3. Crea el archivo comprimido: Use el software elegido para crear un archivo ZIP (u otro formato compatible) que contenga los archivos seleccionados.
4. Adjunte el archivo zip a su correo electrónico: En lugar de adjuntar los documentos individuales, adjunte el archivo zip único.
* Consideraciones importantes:
* Software del destinatario: Asegúrese de que el destinatario tenga un software que pueda abrir el archivo comprimido. Los archivos ZIP son ampliamente compatibles con todos los principales sistemas operativos.
* Tipo de archivo: La cantidad de compresión que logrará depende del tipo de archivos que esté comprimiendo. Los documentos basados en texto (como .txt, .doc, .docx) y ciertos formatos de imagen (como .bmp) son a menudo altamente compresibles. Los archivos ya comprimidos (como .jpg, .mp3, .mp4) pueden no comprimir mucho más.
* Seguridad: Para obtener información confidencial, puede agregar una contraseña al archivo comprimido. Esto evita el acceso no autorizado a los archivos. El software de compresión que use generalmente ofrecerá esta opción al crear el archivo. Comunique la contraseña al destinatario por separado (por ejemplo, por teléfono o mensaje de texto) para mantener la seguridad.
* Archivos grandes: Incluso después de la compresión, algunos archivos aún pueden ser demasiado grandes para el correo electrónico. En tales casos, considere usar un servicio de intercambio de archivos como Google Drive, Dropbox, Wetransfer o servicios similares. Estos servicios le permiten cargar el archivo y luego enviar un enlace al destinatario, quién puede descargar el archivo.
En resumen:
Sí, el uso del software de compresión es una forma muy efectiva de reducir el tamaño del archivo de los documentos para los archivos adjuntos de correo electrónico, especialmente cuando se trata de archivos grandes. Es un método rápido, conveniente y ampliamente compatible. Solo tenga en cuenta los tipos de archivos, los límites de tamaño potencial incluso después de la compresión y consideraciones de seguridad si envía información confidencial.