1. Pagar en exceso para las características que no necesita:
* grandes límites de almacenamiento: Muchos proveedores ofrecen enormes cuotas de almacenamiento (por ejemplo, 50 GB+ por buzón). Si es una pequeña empresa con un puñado de usuarios que usan principalmente el correo electrónico para la comunicación básica y no almacenan archivos adjuntos masivos, es probable que pague el almacenamiento que nunca usará. Busque planes más pequeños y asequibles que aún satisfagan sus necesidades.
* Herramientas de colaboración avanzadas: Las características como la videoconferencia integrada, los calendarios del equipo y el intercambio de documentos pueden ser valiosas, pero si ya está utilizando otras soluciones (por ejemplo, Zoom, Google Workspace, Microsoft Teams) y no necesita estas funcionalidades incluidas en su correo electrónico, esencialmente está doble pagado.
* Características de seguridad premium: Si bien la seguridad es primordial, algunos proveedores mejoran los costosos complementos de seguridad que podrían ser exagerados para su negocio. Evalúe su perfil de riesgo y elija características de seguridad que sean apropiadas para sus necesidades sin exagerar. El filtrado de spam estándar, el cifrado TLS y las medidas básicas anti-phishing suelen ser suficientes para la mayoría de las pequeñas empresas.
* Cuentas de usuario excesivas: Algunos proveedores requieren que pague por paquetes de cuentas de usuario, incluso si no las necesita todas. Busque proveedores que ofrezcan precios flexibles en función del número exacto de usuarios que tenga.
2. Elegir proveedores de renombre cuando las opciones más simples son suficientes:
* Google Workspace/Microsoft 365 Business: Si bien es potente y rico en funciones, Google Workspace y Microsoft 365 pueden ser más caros que los proveedores de alojamiento de correo electrónico especializados, especialmente si solo necesita correo electrónico y no utiliza en gran medida sus otras aplicaciones.
3. Costos ocultos y venta adicional:
* Tarifas de migración: Mover su correo electrónico de un proveedor a otro a veces puede incurrir en tarifas de migración significativas. Factorice esto en su cálculo general de costos.
* Costos de complemento: Algunos proveedores anuncian un precio base bajo, pero luego cobran más por características esenciales como el archivo de correo electrónico, el filtrado de spam mejorado o la atención al cliente.
* aumentos de precios de renovación: Tenga cuidado con las ofertas introductorias que caducan después del primer año. Verifique el precio de renovación antes de comprometerse con un contrato a largo plazo.
4. No comprando y comparando precios:
* pegando ciegamente la primera opción: Los precios de alojamiento de correo electrónico pueden variar significativamente entre los proveedores. Tómese el tiempo para investigar y comparar diferentes opciones para encontrar el mejor valor para sus necesidades.
* Ignorando proveedores de nicho más pequeños: A menudo, las empresas de alojamiento de correo electrónico más pequeñas y especializadas pueden ofrecer precios más competitivos y una mejor atención al cliente que los proveedores más grandes y más establecidos.
5. Uso de servicios de correo electrónico de alojamiento web en lugar de alojamiento de correo electrónico dedicado
* Recursos compartidos, problemas de confiabilidad: Muchos planes de alojamiento web ofrecen un correo electrónico "gratuito" como parte del paquete. Sin embargo, estos servicios de correo electrónico a menudo comparten recursos con su sitio web, lo que lleva a un rendimiento más lento, tasas de entrega más bajas y posibles vulnerabilidades de seguridad. La dirección IP se comparte con muchos otros clientes y el correo electrónico a menudo se marca como spam. El correo electrónico "gratuito" que viene con alojamiento web es para uso personal y no está diseñado para administrar un negocio.
* Características limitadas: El correo electrónico de alojamiento web generalmente carece de funciones avanzadas como el archivo de correo electrónico, el filtrado de spam robusto y el soporte dedicado.
Ejemplos de escenarios donde los costos pueden escalar:
* Pequeña empresa con 5 empleados: Pagar por un plan estándar de negocios de Google Workspace completo con almacenamiento de 2 TB por usuario cuando solo necesitan un correo electrónico básico y el almacenamiento mínimo probablemente sea exagerado.
* Startup que necesita correo electrónico para un equipo de 20: Firmar un contrato a largo plazo con un gran proveedor sin comparar precios y considerar servicios de alojamiento de correo electrónico más pequeños y ágiles.
* Freelancer confiando en el correo electrónico de su plan de alojamiento web: Experimentando interrupciones de correo electrónico frecuentes y problemas de entrega debido a recursos compartidos y falta de infraestructura de correo electrónico dedicada.
Cómo evitar pagar en exceso:
* Evalúe sus necesidades: Determine cuántos usuarios necesita, cuánto almacenamiento necesita y qué características son esenciales.
* Investigue y compare los precios: Use sitios web que comparen proveedores de alojamiento de correo electrónico y lean reseñas para encontrar el mejor valor.
* Considere proveedores más pequeños y especializados: No asuma automáticamente que los grandes nombres son siempre la mejor opción.
* Busque precios transparentes: Asegúrese de comprender todos los costos involucrados, incluidas las tarifas de configuración, los costos de complemento y los precios de la renovación.
* Negociar: Si está firmando un contrato a largo plazo, intente negociar un mejor precio.
* Considere soluciones de código abierto: Para los usuarios técnicamente inteligentes, configurar su propio servidor de correo electrónico utilizando el software de código abierto puede ser una alternativa rentable. Sin embargo, esto requiere una experiencia técnica significativa y un mantenimiento continuo.
* Elija su nombre de dominio con cuidado: Si bien los nombres de dominio son económicos, elegir el correcto desde el principio puede evitar problemas de marca y la necesidad de comprar dominios adicionales, potencialmente costosos, más adelante.
Al evaluar cuidadosamente sus necesidades y comprar las mejores ofertas, puede encontrar una solución de alojamiento de dominio de correo electrónico personalizada que se ajuste a su presupuesto sin sacrificar características y confiabilidad esenciales.