Para aprovechar las ventajas del software, las organizaciones deben implementar para documentar la información crítica , incluyendo el tipo de activos , el número , el gasto y la ubicación y los registros de mantenimiento . El software puede grabar todos los documentos activos asociados mediante su integración en el sistema , por lo que estos documentos son como los originales de las facturas , garantías , contratos de seguros . La imagen del bien pueda demostrarse inmediatamente del sistema.
Los Requisitos del Software
El software debe ser capaz de vincular automáticamente los documentos de factura a los registros de activos por adjuntando la factura electrónica a los registros de los activos relacionados. Cuando se combinan múltiples registros de facturas , más de una imagen de la factura debe fijarse a un registro de activos. Del mismo modo, en los casos en que se divide un registro de factura , las facturas deben ser administrados correctamente y se unen a los registros de activos adecuados. Esta vinculación de documentos factura mitiga la necesidad de recuperación y copia de las facturas de referencia o uso futuro. El software debe proporcionar una funcionalidad de indización registro del activo para la creación de nuevos registros de activos o la revisión de los registros existentes.
Beneficios de la Gestión de Activos Fijos Software
El software puede facilitar seguimiento y gestión de la utilización y el rendimiento de los activos de la organización y obtener una mayor visión y el control sobre los mismos . El sistema ofrece un mejor aprendizaje en sus operaciones , lo que le permite mejorar la eficiencia y la productividad y reducir los costes con una mayor compra y manejo de inventarios. El sistema de gestión de activos puede mejorar sus programas de mantenimiento , aumentar el tiempo de funcionamiento de los activos fijos , mejorar los reglamentos de gestión de riesgos y permitir una planificación estratégica más adecuada.