La causa principal de las entradas de facturas duplicadas está descuidando a entrar en el proyecto de ley de identificación o número de factura en el " Ref . No." línea en la ventana "Enter Bills " en QuickBooks. El " Ref . No." line es lo QuickBooks comprueba si hay duplicados . QuickBooks le avisará si introduce el mismo número en esta línea desde hace dos facturas por el mismo proveedor.
Stamping " introducido" en cualquier documento en papel después de introducir la información de la misma en QuickBooks es una forma sencilla de asegurar que que no se trate de introducir la información en QuickBooks dos veces.
números de referencia incoherentes
a propósito principal de introducir un número de referencia en QuickBooks para cada proyecto es poner en funcionamiento el duplicar advertencia cuando se introduce una factura duplicada. Esto no sucederá si introduce los números de referencia de manera inconsistente. Al introducir un proyecto de ley que no contiene un número de referencia o de la factura , debe ser coherente en la forma de crear el número de referencia para ese proyecto de ley. Una práctica habitual es utilizar la fecha de la factura. El formato de la fecha debe ser consistente. Por ejemplo , si utiliza dos dígitos para el año , nunca utilice cuatro dígitos para el año en el " Ref . No." campo . Para varios proyectos de ley con la misma fecha, agregar una carta a la fecha y escribir el número que ha creado para el proyecto de ley sobre la copia en papel de la factura .
Errores de ortografía
Si escribes mal una empresa o nombre del cliente al entrar en una nueva cuenta , usted no puede encontrar a su cuenta la próxima vez que necesite para crear una transacción para ella. A continuación, creará accidentalmente una cuenta duplicada para el cliente o empresa.
Empresas que utilizan un DBA o múltiple DBAs
Las empresas que utilizan DBA ( haciendo negocios como) los nombres que son diferentes del nombre de la empresa puede causar confusión contabilidad. Sin una comunicación clara , puede crear una cuenta con el nombre de la empresa y una cuenta duplicada utilizando dba de la empresa nombre. La práctica habitual es el nombre de la cuenta con el nombre de la empresa . Hacer esto constantemente evitará que la creación de varias cuentas para una empresa . El " Nombre del cliente " y " Bill " a tratar son campos separados en la pantalla "Edit Customer " . Usted puede utilizar el nombre de la empresa para el nombre de cuenta y aún enviar el proyecto de ley con un nombre de DBA.
Estándares inconsistentes Al introducir nombres Cuenta
Al entrar en las cuentas de clientes , utilice un método uniforme de ingresar los nombres de empresas y particulares para garantizar que no se va a crear cuentas duplicadas . Para los nombres de los clientes , que se haga constar de manera consistente ya sea primero el nombre o el apellido primero y decidir si se deben incluir las iniciales del segundo . Para los nombres de empresas , decidir sobre una norma uniforme para introducir los nombres. Un método que puede evitar duplicados es introducir los nombres de empresas la forma en que aparecen en la correspondencia con el membrete que usted recibe de la empresa.