1. Documentos de origen: Esta es la base de todo el proceso. Los documentos de origen son los registros originales de las transacciones comerciales. Los ejemplos incluyen:
* facturas: Emitido a los clientes por bienes o servicios vendidos.
* Recibos: Evidencia de efectivo recibido.
* órdenes de compra: Solicitudes formales de bienes o servicios de proveedores.
* estados bancarios: Registros de transacciones bancarias.
* Registros de nómina: Documentación de los salarios y deducciones de los empleados.
2. Transacciones de grabación: Esto implica registrar sistemáticamente la información de los documentos de origen en el sistema de contabilidad. Esto generalmente ocurre de dos maneras principales:
* Entradas en el diario: Las transacciones se registran cronológicamente en una revista, que muestran las cuentas afectadas (débito y crédito). Esto proporciona un registro detallado de cada transacción.
* Revistas especiales: Para transacciones de alto volumen como ventas, compras, recibos de efectivo y pagos en efectivo, se utilizan revistas especiales para optimizar el proceso de grabación.
3. Publicación en el libro mayor: La información de las revistas (general y especial) se resume y transfiere al libro mayor. El libro mayor contiene todas las cuentas individuales del negocio (activos, pasivos, capital, ingresos y gastos). Esto crea un saldo detallado para cada cuenta.
4. Saldo de prueba: Se prepara un saldo de prueba para garantizar que los débitos y créditos en el libro mayor general sean iguales. Este es un paso crucial para identificar cualquier error en la grabación de transacciones. Es un resumen de todos los saldos de cuenta en un momento específico.
5. Ajuste de entradas: Al final de un período contable (por ejemplo, mensual, trimestral, anualmente), se realizan entradas ajustadas para actualizar las cuentas de los artículos que aún no se registran pero que afectan los estados financieros del período. Los ejemplos incluyen acumulaciones (por ejemplo, salarios acumulados), aplazamientos (por ejemplo, seguro prepago) y depreciación.
6. Estados financieros: Una vez que se realizan las entradas de ajuste, se preparan estados financieros. Estas declaraciones resumen el desempeño financiero y la posición del negocio. Los estados financieros principales son:
* Estado de resultados: Muestra ingresos y gastos para determinar el ingreso neto o la pérdida neta por un período específico.
* Balance general: Muestra los activos, pasivos y capital en un momento específico.
* Estado de flujos de efectivo: Muestra las entradas y salidas de efectivo durante un período específico.
7. Entradas de cierre: Al final de un período contable, se realizan entradas de cierre para transferir los saldos de cuentas temporales (ingresos, gastos y dividendos) a las ganancias retenidas. Esto prepara las cuentas para el próximo período contable.
8. Informes y análisis: La etapa final implica analizar los estados financieros para proporcionar información sobre la salud financiera del negocio. Esta información se utiliza para la toma de decisiones, el presupuesto e informes fiscales.
Estas etapas trabajan juntas en un ciclo continuo para proporcionar una imagen completa y precisa de las actividades financieras de una empresa. Los métodos y el software específicos utilizados pueden variar según el tamaño y la complejidad del negocio, pero los principios subyacentes siguen siendo consistentes.