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¿Qué información debe documentar su sistema organizacional?

2012/11/14
Un documento integral del sistema organizacional debe cubrir varias áreas clave, dependiendo del tamaño y la complejidad de la organización y el sistema en sí. Sin embargo, como mínimo, debe incluir:

i. Propósito y alcance:

* Objetivo general: Indique claramente el propósito del sistema organizacional. ¿Qué problema resuelve? ¿Cuáles son sus resultados previstos?

* Alcance: Defina lo que se incluye y se excluye del sistema. Especifique los departamentos, equipos, individuos, procesos o datos afectados.

* Límites del sistema: Claramente delinea dónde comienza y termina el sistema, incluidas las interacciones con otros sistemas.

ii. Componentes del sistema:

* Estructura: Describa la estructura jerárquica de la organización y su relación con el sistema. Incluya gráficos organizacionales si es necesario.

* procesos: Detalte los procesos clave que admite el sistema, incluidos los flujos de trabajo, los procedimientos de toma de decisiones y los canales de comunicación. Use diagramas de flujo o diagramas para mayor claridad.

* Datos: Describa los tipos de datos administrados por el sistema, sus fuentes, ubicaciones de almacenamiento y controles de acceso. Incluya diccionarios o esquemas de datos si corresponde.

* Tecnología: Enumere el hardware, el software y las aplicaciones utilizadas en el sistema. Especificar versiones y requisitos de compatibilidad.

* personas: Identificar roles, responsabilidades y estructuras de informes dentro del sistema. Incluya información de contacto para el personal clave.

iii. Procedimientos operativos:

* Procedimientos de inicio/apagado: Detalle cómo se inicia y termina el sistema.

* Operación regular: Describa las operaciones diarias del sistema, incluidos los procedimientos de mantenimiento y los pasos de solución de problemas.

* Procedimientos de seguridad: Esbozar los protocolos de seguridad, incluido el control de acceso, la copia de seguridad y la recuperación de datos, y los planes de respuesta a incidentes.

* Procedimientos de mantenimiento: Detalte tareas de mantenimiento regulares, actualizaciones y horarios de parcheo.

* Procedimientos de emergencia: Describa los procedimientos a seguir en caso de falla del sistema u otras emergencias.

iv. Gobierno y cumplimiento:

* Políticas y procedimientos: Enumere todas las políticas y procedimientos relevantes que rigen la operación del sistema.

* Requisitos de cumplimiento: Especifique los estándares legales, regulatorios o de la industria que el sistema debe cumplir.

* Procedimientos de auditoría: Describa cómo se auditará el rendimiento y el cumplimiento del sistema.

V. Capacitación y apoyo:

* Materiales de capacitación: Lista de materiales de capacitación disponibles para usuarios y administradores.

* Canales de soporte: Describa cómo los usuarios pueden obtener soporte técnico y asistencia.

vi. Desarrollo futuro:

* mejoras futuras: Identificar mejoras o expansiones planificadas al sistema.

* escalabilidad: Discuta la capacidad del sistema para manejar cargas de trabajo o volúmenes de datos.

vii. Apéndice (opcional):

* Glosario de términos: Definir términos clave y acrónimos utilizados en el documento.

* Información de contacto: Proporcione información de contacto para personas responsables del sistema.

* Referencias: Enumere cualquier documento o recurso externos referenciados en el documento.

Este documento debe revisarse y actualizarse regularmente para reflejar cambios en la organización, el sistema o su entorno. El nivel de detalle requerido variará según la complejidad del sistema, pero el objetivo es proporcionar una guía integral y fácilmente accesible para todos los interesados.

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