Microsoft Word of Microsoft Access o una aplicación de base de datos similares
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Abra Word y empiezan a crear una carta para su uso en correo de Word función de combinación : haga clic en "Herramientas" correspondencia " , " Iniciar combinación de correspondencia ", y luego " Paso a paso combinar correspondencia. "
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Abra Microsoft Access (u otra aplicación que puede crear tablas de datos, por ejemplo, Excel ) y crear una tabla con los siguientes datos . Escriba la fila superior que sigue como cabecera de la mesa :
fname , lname , ciudad, stateJohn , Smith, Jonestown , NYBetty , Crocker , Smithville , MA
Guardar los datos de la muestra con el nombre de archivo " ; . mydata "
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Regresar a la Palabra y seleccione la opción" Cartas " en la ventana de combinación de correspondencia . Haga clic en el enlace " Inicie el documento " en la parte inferior de la ventana, luego " utilizar el documento actual " en el " Seleccione el documento inicial " del sistema.
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Elija "Usar una lista existente " , en la pantalla "Seleccionar destinatarios " del sistema, a continuación, haga clic en el botón " Examinar". Seleccione la tabla " mydata " que ha creado anteriormente utilizando el cuadro de diálogo "Seleccionar origen de datos" y pulse " Abrir". Presione " OK" en el " Destinatarios de combinar correspondencia " cuadro de diálogo para importar todas las filas de datos.
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Haga clic en el enlace " escriba la carta " en el correo ventana fusionar, a continuación, pegue el siguiente modelo de carta en el documento :
a: « fname » , « lname » « ciudad » , « estado » Querido « fname » : Gracias por la compra de nuestra empresa. Espero que usted y sus vecinos de « ciudad » gozar de los product.Regards , The Big Company
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reemplazar cada una de las palabras de la carta que están rodeados por la " <<" , y los caracteres ">> ", con el código de campo de combinación correspondiente : para " << >> fname ", por ejemplo , seleccione la completa " << >> fname " ; " . fname " texto y , a continuación, pulse "Insertar campo de combinación ", en la barra de herramientas de Word, seguido haciendo clic
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pulse la combinación de correspondencia de la ventana " Vista previa de las letras" vínculo después la inserción de todos los campos de combinación . Pulse el botón ">>" en la ventana de fusión " <<" y ver cómo Word ha sustituido cada uno de los códigos de combinación insertados con los datos de la tabla de base de datos . Imprimir o guardar el documento resultante.
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También puede crear una base de datos en Word para su uso en otra aplicación. Pegue los datos de la muestra a partir del paso 2 en un nuevo documento de Word. Guarde el documento como " WordDatabase.csv , " y elegir la opción "Texto sin formato" en la opción "Guardar como tipo" cuadro desplegable.
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Abra Microsoft Access y seleccione " ; datos externos ", seguido de " archivo de texto " Seleccione el archivo de Word que acaba de crear en el" cuadro de diálogo Obtener datos externos " en Access. . Haga clic en el " ... nueva tabla de ... " en ese cuadro de diálogo.
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Continuar a través del cuadro de diálogo pulsando el botón " Siguiente" hasta que aparezca la pantalla que contiene el texto " ; . Primera fila contiene el nombre de campo " Marque la casilla junto a ese texto , a continuación, pulse " Finalizar "y luego" Cerrar "para completar la importación de datos. Observe que Access ha creado una nueva tabla que duplica la tabla de Word . Use esta tabla como lo haría con cualquier tipo de tabla en Access : para consultas , para vincular a otros datos de los clientes , o de combinaciones de correspondencia de Word , por ejemplo
.