Cuando varios empleados están trabajando en un documento de texto o actualizando constantemente una hoja de cálculo o base de datos, un problema común que ocurre es que no termina siendo muchas variaciones diferentes del mismo documento. Incluso emailing cambios a una de las partes central puede ser un dolor , porque esa persona todavía tiene que procesar todas las actualizaciones en un solo archivo y enviarlo de vuelta a todos los involucrados . Con un sistema de gestión de documentos, sin embargo, todas las partes pueden tener acceso simultáneamente el documento , y no hay necesidad de enviar cambios a los involucrados.
Habilidades Directivas
Algunos documentos sistemas de gestión de simplemente tratar a todos los usuarios como los compañeros y darles igualdad de acceso a todos los contenidos del proyecto. Otros dan la capacidad de gestión limitada a la persona que origina el proyecto , lo que le permite hacer cosas como eliminar otros del proyecto. Los sistemas de gestión de documentos más intensos , sin embargo, tienen un portal de gestión independiente que les permite dar a los usuarios diferentes niveles de acceso.
Google Docs
p con más muy popular sistema de gestión de documentos en el mundo es Google Docs , que es un servicio gratuito disponible para cualquier persona con una cuenta de Google . Los usuarios pueden cargar , modificar y compartir archivos de texto , bases de datos , presentaciones y hojas de cálculo que importan y exportan fácilmente a las aplicaciones de Microsoft Office como Word, Access, PowerPoint y Excel. Las empresas que sólo necesitan servicios básicos de gestión de documentos a menudo dependen de Google Docs.
Otras opciones libres
Para los que prefieren no utilizar Google Docs, algunas alternativas son palabra de moda , Zoho , Etherpad , Peepel , OpenGoo y Alfresco . Buzzword , desarrollado por Adobe , permite a los administradores dan distintos niveles de acceso a los usuarios. También mantiene un registro de las modificaciones realizadas . La ventaja de Zoho es el nivel de su funcionalidad. Zoho ofrece un procesador de textos completamente funcional , un wiki personal y un gran número de otros tipos de programas . Etherpad es agradable , ya que no requiere que te registres para nada. Peepel es un conjunto de programas que se integran con su navegador . OpenGoo , como su nombre indica , está hecho para ser Google Docs para aquellos que no quieren usar Google . Alfresco está diseñado para ser una alternativa gratuita para aquellos que necesitan la funcionalidad de los programas de calidad, tales como Documentum.
Prima Programas
Cuatro de la gestión de documentos más populares programas de Open Text , SharePoint y Documentum. Todos estos programas incorporan la gestión compleja de documentos, la gestión comunitaria , gestión de activos y la información de contenido.