La letra inicial u otro documento genérico tiene la mayor parte del contenido de las letras , combinadas finales. Usted puede escribir cualquier cosa en la carta que lo haría con otros documentos de Word. También puede utilizar cualquiera de Word herramientas de formato y gráficos de 2007 , como WordArt y bloques de construcción. La única diferencia entre el documento principal de combinación y de un documento de combinación de correo no es los códigos de campo del documento de combinación .
Campo Códigos
Códigos de campo
son los dispositivos que permiten activar Word texto genérico en un texto específico. Por ejemplo, se puede convertir el texto " Estimado << >> destinatario " en " Querido Dr. Jones ", " Estimada Srta. Lane" y " Estimado compatriota . " Códigos de campo parecen a este campo muestra cuando se inserta por primera vez en un documento de combinación : " . « Destinatario »" Su verdadera apariencia , sin embargo , toma esta forma : "{ MERGEFIELD destinatario } . " Se puede ver que la forma con la tecla " Alt" y " F9 " simultáneamente en una carta a los códigos de campo de combinación
Así es como funcionan los códigos de campo en una combinación de correspondencia : . El autor de la carta , ya sea manualmente o utilizando el Word 2007 de Combinar los códigos de campo asistente inserta en el documento maestro donde él quiere que los datos genéricos a cambio de una parte específica de los datos , como la mencionada " Estimado << >> destinatario " ejemplo . A continuación, carga un origen de datos que suministra la información específica para reemplazar el " Beneficiario << >>" código de campo . Lleva a cabo la fusión a través del asistente de mezcla oa través del " Finalizar y combinar " botón. Word inserta los datos del archivo de datos en el " Beneficiario << >>" código de campo para cada destinatario almacenada en el campo de datos , por lo que un nuevo documento para cada destinatario . Los documentos resultantes muestran el nombre del destinatario específico en lugar del código de campo .
El archivo
datos El archivo de datos contiene los datos que sustituirán a la fusión códigos de campo en el documento original . Estos datos pueden ser de cualquier parte de una carta o documento , pero es más a menudo que los destinatarios de la carta. Otros datos con la que Word puede convertir un documento genérico en una específica incluyen la dirección del destinatario y el texto financiero para colecciones de cartas . Por ejemplo, " Por favor, remitir Amount_owed << >> para evitar acciones legales. " El archivo de datos en sí mismo puede ser uno de varios formatos , incluyendo otro documento de Word en el que un usuario de Word ha almacenado datos en una tabla . Hojas de cálculo de Excel son otra opción común para los archivos de datos .
El asistente Asistente para combinar
Palabra de 2007 dirige el autor de la carta a través de cada paso del proceso de fusión de la letra , desde la escritura del carta dirigida a la creación de los datos a la fusión y la terminación de los documentos finales . Se solicita y consulta el usuario a través de texto con hipervínculo en un panel de navegación que Word muestra después de la escritura de la carta hace clic en el botón del asistente. El asistente le da al autor de la carta varias opciones , que se distribuyen a través de las fases del proceso de fusión . Una opción que permite que el autor de la carta elegir qué campos de combinación para insertar en la carta original .