1. Definición de las necesidades y el presupuesto
* ¿Cuál es el propósito? Determine las tareas principales que manejará el sistema:
* Productividad de la oficina (procesamiento de textos, hojas de cálculo, correo electrónico)
* Diseño gráfico o edición de video
* Comercio electrónico o ventas en línea
* Gestión y contabilidad de inventario
* Análisis e informes de datos
* ¿Cuántos usuarios? Considere el número de empleados que requieren acceso.
* Restricciones presupuestarias: Establezca un presupuesto realista para hardware, software y cualquier soporte necesario.
2. Opciones de adquisición
* Compra de nuevos sistemas:
* pros:
* Propiedad y control total
* Puede personalizarse a necesidades específicas
* Potencialmente más larga para la vida útil que la renovada
* contras:
* Mayor costo inicial
* Requiere investigación y toma de decisiones
* sistemas restaurados o usados:
* pros:
* Mayor costo
* A menudo vienen con garantía
* contras:
* Potencialmente más corta vida útil
* Puede tener limitaciones en términos de rendimiento y personalización
* Arrendamiento:
* pros:
* Pagos mensuales más bajos
* Capacidad para actualizar con más frecuencia
* contras:
* No es dueño del equipo
* Posibles sanciones por terminación temprana
* Soluciones basadas en la nube:
* pros:
* Modelo de pago por uso
* Acceso desde cualquier lugar con conexión a Internet
* A menudo incluye software y soporte
* contras:
* Confía en la conectividad a Internet
* Posibles preocupaciones de seguridad
* Puede tener opciones de personalización limitadas
3. Selección de hardware
* Desktop vs. Laptop: Considere las necesidades de movilidad y las limitaciones del espacio de trabajo.
* procesador: Elija un procesador que satisfaga las demandas del software previsto.
* ram: Asigne suficiente RAM para multitarea y operación suave.
* Almacenamiento: Equilibre la necesidad de espacio con la velocidad deseada (HDD vs. SSD).
* periféricos: Monitores, impresoras, escáneres, etc.
4. Consideraciones de software
* Sistema operativo: Windows, MacOS o Linux (considere la compatibilidad con los sistemas existentes y las preferencias de los usuarios).
* suite de productividad: Microsoft Office, Google Workspace o OpenOffice.
* Software específico de la industria: Contabilidad, diseño, comercio electrónico, etc.
* Software de seguridad: Antivirus, firewall y copia de seguridad de datos.
5. Instalación y configuración
* en la casa: Contratar a un profesional de TI o tener una instalación de manejo de personal conocedor.
* Soporte de terceros: Involucre a una empresa para establecer los sistemas y proporcionar capacitación.
6. Mantenimiento y soporte continuo
* Soporte de TI: Determine cómo abordará los problemas de software, el mal funcionamiento del hardware y las actualizaciones de seguridad.
* Copia de seguridad y recuperación de datos: Implementar procedimientos de respaldo regulares.
* Políticas de seguridad: Establecer contraseñas seguras y controles de acceso.
7. Consideraciones para pequeñas empresas:
* escalabilidad: Elija un sistema que pueda crecer con su negocio.
* Entrenamiento: Asegúrese de que los empleados se sientan cómodos utilizando los nuevos sistemas.
* rentable: Equilibrar los costos iniciales con gastos a largo plazo.
* Seguridad: Implementar medidas de seguridad sólidas para proteger los datos y los sistemas.
Escenario de ejemplo:
Imagine una pequeña panadería que quiere actualizar su sistema informático. Necesitan un sistema para manejar pedidos, administrar inventario y procesar pagos.
* necesita: Productividad de la oficina, gestión de inventario, comercio electrónico (opcional).
* Presupuesto: $ 2,000 - $ 4,000.
* Adquisición: Comprar nuevas computadoras de escritorio con un sistema POS (punto de venta) para tomar pedidos.
* Hardware: PC de escritorio con suficiente RAM y almacenamiento, un sistema POS y una impresora.
* Software: Microsoft Windows, Microsoft Office, Software de contabilidad y posiblemente una plataforma de comercio electrónico.
* Soporte: Contrata una empresa de TI local para la configuración inicial y el mantenimiento continuo.
recuerda: Considere cuidadosamente sus necesidades comerciales, presupuesto y recursos disponibles antes de tomar cualquier decisión.