hecho, antes de la creación de la base de datos en Excel , debe pasar unos minutos en el diseño del sistema. Es un ahorro de tiempo importante para crear un borrador de la hoja de cálculo , ya que puede ser difícil para agregar campos en una fecha posterior . El borrador debe identificar toda la información que desea realizar un seguimiento . Esto debe incluir cosas como nombres, direcciones y números telefónicos de contactos, o las fechas de vencimiento y cantidades en dólares para una base de datos de presupuesto . Una vez que identifique esta información, entonces es relativamente fácil de organizar . Lo importante para recordar la hora de organizar la información es mantener a los campos lo más pequeño posible . Por ejemplo , usted no tendría un campo denominado Dirección , en su lugar , debería dividirlo en datos más pequeñas , como la dirección, ciudad , estado y código postal. Esto hace que sea más fácil después de los datos de búsqueda y filtrado . Una vez que haya completado el diseño , se trata de un proceso simple para crear la base de datos .
Creación de una base de datos Excel
Ahora que usted ha identificado exactamente lo que usted quiere que su Excel base de datos para contener , es fácil para crear en Excel . Simplemente inicie una nueva hoja de cálculo en Excel y guárdelo como el nombre de su base de datos. Cada pequeña pieza de información , llamado un campo que ha identificado en la fase de diseño es un encabezado de columna . Por ejemplo, para la base de datos de contactos , la celda A1 sería apellido , la celda B1 sería Nombre y C1 sería Dirección . Sólo tiene que rellenar los nombres de los campos que van a través de la cabecera de la columna . Después de crear los campos, puede darles formato al hacer cosas como cambiar el tamaño de las columnas , negrita los títulos, y el cambio de los colores si lo desea. Una vez que se haya completado, usted está listo para agregar datos . Cada fila de Excel es un registro . Simplemente haga clic en la primera celda vacía de la columna y complete la información . Si la base de datos va a contener una gran cantidad de registros, entonces es posible que desee considerar la congelación de los nombres de los campos . Esto siempre le mostrará los títulos de las columnas para que pueda ver dónde se encuentra, sin importar el número de filas de la hoja de cálculo contiene .