1. Fundamentos de diseño
* impulsado por propósito: Antes de comenzar, defina el propósito del informe. ¿Está apuntando a una descripción general resumida, un análisis detallado o una presentación de datos específicos?
* público objetivo: ¿Quién leerá el informe? Adaptar el diseño a su nivel de comprensión y expectativas.
* Organización de datos:
* Agrupación lógica: Agrupe datos relacionados con encabezados, subtotales y descansos de página. Esto mejora la legibilidad y la comprensión de ayuda.
* columnas concisas: Evite columnas demasiado anchas. Desglose grandes conjuntos de datos en múltiples informes si es necesario.
* espacio en blanco: Abraza el espacio en blanco (áreas vacías) para guiar el ojo del lector y evitar el desorden visual.
2. Formateo de impacto
* fuentes:
* consistencia: Use un máximo de dos fuentes, una para encabezados y otra para el texto del cuerpo.
* Legibilidad: Elija fuentes transparentes y sans-serif como Arial, Helvetica o Calibri para el texto del cuerpo. Use una fuente más decorativa (Times New Roman, Garamond) con moderación para los títulos.
* Tamaño de fuente:
* jerarquía: Use diferentes tamaños de fuente para establecer una jerarquía visual clara (por ejemplo, más grande para encabezados, más pequeños para el texto del cuerpo).
* Legabilidad: Asegúrese de que todo el texto sea fácilmente legible:el tamaño de la fuente de 10-12 PT es generalmente adecuado para el texto del cuerpo.
* Color:
* Paleta limitada: Elija una paleta de colores limitada (2-3 colores) para mantener la consistencia y evitar la distracción.
* Uso útil: Use el color para resaltar la información clave o diferenciar los puntos de datos.
* Colorblind Friendly: Evite usar el color solo para transmitir información, ya que algunos espectadores pueden tener dificultades para distinguir los colores.
* Alineación:
* consistencia: Alinee los elementos consistentemente para un aspecto limpio y profesional.
* Alineación de izquierda: En general, el texto del cuerpo de la izquierda. Encabezados y subtítulos centrales.
* Alineación correcta: Alinee los números a la derecha para la legibilidad.
* Espacio de línea:
* Double-Spacing: Use el doble espacio para el texto del cuerpo para mejorar la legibilidad.
* Spacing único: Use un solo espacio para encabezados y tablas.
* márgenes:
* Look profesional: Use márgenes estándar (1 pulgada) para un aspecto profesional.
* Accesibilidad: Asegure los márgenes suficientes para la legibilidad.
3. Tablas y gráficos
* Tablas:
* Claros de claro: Use encabezados descriptivos para cada columna.
* Alineación de datos: Alinee los datos de manera consistente dentro de las columnas (números alineados a la derecha, texto alineado a la izquierda).
* Borders: Use bordes juiciosamente:demasiadas fronteras pueden hacer que la mesa se vea desordenada.
* gráficos:
* Tipo apropiado: Seleccione el tipo de gráfico más adecuado para los datos (gráfico de barras, gráfico de línea, gráfico circular, etc.).
* Claridad: Use etiquetas claras y descriptivas para ejes y puntos de datos.
* Color: Elija colores que sean visualmente atractivos y mejoren la legibilidad.
4. Informes con impacto
* encabezados y pies de página:
* Título del informe: Incluya un título conciso e informativo del informe.
* Fecha y hora: Agregue la fecha y hora para la precisión y el seguimiento.
* Números de página: Incluya números de página para una fácil navegación.
* Apelación visual:
* Imágenes: Considere usar imágenes o logotipos relevantes para mejorar el interés visual.
* Antecedentes: Use un color o patrón de fondo sutil para crear un aspecto más pulido.
* Personalización:
* Propiedades del informe: Use el cuadro de diálogo Propiedades del informe para personalizar la configuración del informe, incluidos los márgenes, la orientación en papel y más.
* encabezados/pies de página: Agregue los encabezados de grupo y los pies para resumir los datos dentro de los grupos.
5. Consejos adicionales
* Vista previa: Vista previa a fondo su informe antes de imprimir o compartir para captar cualquier error de formato.
* Opciones de impresión: Elija la configuración de impresión adecuada para su informe, incluido el tamaño del papel, la orientación y la escala.
* Revise cuidadosamente: Revise su informe para los errores ortográficos, gramaticales y objetivos.
Ejemplo:Creación de un informe de resumen de ventas profesionales
1. Propósito: Resumir el rendimiento mensual de ventas.
2. audiencia: Gerentes de ventas y ejecutivos.
3. Datos: Datos de ventas de una tabla llamada "Ventas".
4. Diseño:
* encabezado: "Informe de resumen de ventas mensual" en Arial, 16pt, centrado.
* Datos: Una tabla con columnas para "mes", "vendedor", "ventas totales" y "venta promedio".
* Gráfico: Un gráfico de barras que muestra ventas totales por vendedor.
* Formateo: Fuentes consistentes, paleta de colores limitadas (azul y gris), texto alineado a la izquierda y un fondo profesional.
Siguiendo estos consejos y utilizando una combinación de elementos de diseño, puede crear informes de acceso de MS de aspecto profesional que comunique efectivamente información y dejen una impresión positiva en su audiencia.