Documentación esencial:
1. Requisitos del proyecto:
- Propósito: ¿Qué es la hoja de cálculo para lograr? ¿Qué problemas resuelve?
- Usuarios objetivo: ¿Quién usará la hoja de cálculo? ¿Cuáles son sus niveles de habilidad?
- Fuentes de datos: ¿De dónde vienen los datos? ¿Con qué frecuencia se actualizará?
- salidas: ¿Qué información debe generarse? ¿En qué formatos?
- restricciones: ¿Hay alguna limitación en los tipos de datos, fórmulas o formateo?
2. Diccionario de datos:
- Encabezados de columna: Una descripción clara de cada columna en la hoja de cálculo.
- Tipos de datos: Defina los tipos de datos para cada columna (por ejemplo, texto, números, fechas).
- unidades: Si corresponde, especifique las unidades de medición (por ejemplo, dólares, medidores).
- Rangos de datos: Defina los valores permitidos para cada columna (por ejemplo, rango de edad, categorías de productos).
- Relaciones de datos: Describa cualquier relación entre columnas (por ejemplo, uno a muchos, referencias cruzadas).
3. Definiciones de fórmula:
- Descripciones de fórmula: Explique el propósito y la lógica de cada fórmula utilizada.
- Referencias de fórmula: Indique las células que se hacen referencia en cada fórmula.
- Suposiciones: Indique cualquier suposición hecha en los cálculos de fórmula.
- Ejemplos: Proporcione cálculos de ejemplo para ilustrar el comportamiento de la fórmula.
4. Diseño y formato:
- Estructura de la hoja: Describa la organización de la hoja de cálculo (por ejemplo, hojas separadas para datos, cálculos, salidas).
- Formateo: Especifique las pautas de formato (por ejemplo, fuentes, colores, alineación celular).
- Gráficos y gráficos: Describa cualquier gráfico o gráfico utilizado en la hoja de cálculo.
5. Guía del usuario:
- Instrucciones: Proporcione instrucciones paso a paso para usar la hoja de cálculo.
- Consejos y trucos: Ofrezca sugerencias útiles para maximizar la funcionalidad de la hoja de cálculo.
- Solución de problemas: Abordar problemas comunes y proporcionar soluciones.
Documentación adicional (opcional pero beneficiosa):
* Reglas de validación de datos: Definir reglas para la entrada de datos para garantizar la precisión y la consistencia.
* Manejo de errores: Documente cómo se detectarán y manejarán los errores.
* Control de versión: Mantenga un historial de cambios realizados en la hoja de cálculo.
* Glosario: Defina cualquier término técnico utilizado en la hoja de cálculo.
Consejos para un diseño efectivo de hoja de cálculo:
* Manténgalo simple: Evite la complejidad innecesaria.
* Use nombres descriptivos: Haga que los encabezados y los nombres de las hojas de columna sean claros y comprensibles.
* Prueba a fondo: Valide la hoja de cálculo con varios escenarios de datos.
* Comunicarse de manera efectiva: Comparta la documentación con todos los usuarios.
Al tomarse el tiempo para documentar su diseño de hoja de cálculo, creará una herramienta más robusta y mantenible que sea más fácil de usar y comprender.