1. Audiencia y propósito:
* público objetivo: ¿Quién leerá este documento? Su nivel de comprensión, experiencia técnica y antecedentes culturales influirá en la elección del lenguaje, el estilo y los elementos visuales. Un documento para los ejecutivos se formateará de manera diferente a uno para el personal técnico o para el público en general.
* Propósito del documento: ¿Cuál es el objetivo del documento? ¿Es para informar, persuadir, instruir o entretener? El propósito dicta la estructura, el tono y el énfasis dentro del diseño. Un manual de instrucciones necesita pasos e imágenes claras; Un informe persuasivo necesita argumentos fuertes y imágenes convincentes.
2. Organización y estructura de contenido:
* Flujo lógico: La información debe presentarse en una secuencia lógica que sea fácil de seguir. Use encabezados, subtítulos, listas numeradas, puntos de bala y señales visuales para guiar al lector.
* Jerarquía de información: Priorice la información clave y la presente de manera prominente. Los detalles menos importantes pueden relegarse a tamaños de fuente, barras laterales o apéndices más pequeños. Esta jerarquía debe reflejarse visualmente.
* consistencia: Mantener un formato constante en todo el documento. Use los mismos estilos de fuentes, niveles de encabezado, espaciado y otros elementos de diseño de manera consistente para mejorar la legibilidad y la profesionalidad.
* espacio en blanco: El uso apropiado del espacio en blanco (márgenes, espaciado entre párrafos, etc.) mejora la legibilidad y evita que el documento se sienta desordenado.
* Chunking: Desglose grandes cantidades de texto en trozos más pequeños y manejables para mejorar la comprensión y reducir la carga cognitiva.
3. Accesibilidad e inclusión:
* Estándares de accesibilidad: Asegúrese de que el documento cumpla con las pautas de accesibilidad (por ejemplo, WCAG) para que sea utilizable para personas con discapacidades. Esto incluye consideraciones para el tamaño de la fuente, el contraste de color, el texto alternativo para imágenes y la navegación clara.
* Sensibilidad cultural: Evite el lenguaje, las imágenes o las opciones de diseño culturalmente insensibles.
4. Guías de marca y estilo:
* Directrices de marca: Si el documento representa una organización, adhiérase a las pautas de su marca para colores, fuentes, logotipos y estilo visual general.
* Guías de estilo: Siga cualquier guía de estilo interno que dicte convenciones de formato, como estilos de citas, terminología y estándares de escritura.
5. Consideraciones técnicas:
* Formato de archivo: Elija un formato de archivo apropiado (por ejemplo, PDF, Word, HTML) dependiendo del propósito y cómo se distribuirá y verá el documento.
* Compatibilidad del software: Asegúrese de que el documento sea compatible con el software que es probable que el público objetivo use.
* Consideraciones de impresión: Si se imprimirá el documento, considere el tamaño de la página, los márgenes y las opciones de enlace.
Al considerar cuidadosamente estos requisitos organizacionales durante el proceso de diseño y formato, puede crear un documento que sea claro, efectivo y satisfaga las necesidades de su audiencia prevista.