* proporciona contexto e identificación: Establece claramente quién es el remitente y el destinatario, la fecha, el número de páginas y el tema del fax. Esta información es crucial para una organización fácil y una identificación rápida del propósito del fax. Sin él, el destinatario podría tener dificultades para saber dónde se originó el fax o de qué se trata, especialmente si reciben muchos faxes diariamente.
* Confidencialidad y seguridad (en un grado limitado): Aunque no es infalible, una portada ayuda a mantener un grado de confidencialidad al resumir el contenido del fax en la primera página. La información confidencial puede indicarse como tal.
* Profesionalismo: El uso de una portada muestra profesionalismo y respeto al destinatario. Indica que el remitente se tomó el tiempo para preparar el documento correctamente.
* Seguimiento y mantenimiento de registros: La portada sirve como un registro de la transmisión de fax, útil para fines de seguimiento y confirmando la entrega.
* Cumplimiento legal en algunas industrias: En ciertas industrias reguladas, una portada podría ser un requisito por razones legales o de cumplimiento.
Aunque el correo electrónico y otros métodos digitales ahora se prefieren para la transmisión de documentos, los faxes todavía se usan en algunas situaciones, particularmente en atención médica, finanzas y algunos sectores gubernamentales donde los sistemas heredados permanecen en su lugar. En estos contextos, la portada conserva su utilidad.