1. Usando columnas de metadatos: Este es el método más común y recomendado. SharePoint le permite crear columnas de metadatos personalizadas (a menudo llamadas columnas de "metadatos administrados") que actúan como sistemas de etiquetado.
* Creación de la columna de metadatos: Vaya a la configuración de la biblioteca de SharePoint, busque "columnas" y haga clic en "Agregar una nueva columna". Elija "Metadatos administrados" como el tipo de columna. Deberá especificar un conjunto de términos (un grupo de términos predefinidos) o crear uno nuevo. Este conjunto de términos contendrá sus etiquetas.
* Agregar etiquetas a documentos: Al cargar o editar un documento, verá la columna de metadatos que creó. Puede escribir etiquetas (si el término conjunto permite la entrada de texto gratuito) o seleccionar etiquetas existentes en un menú desplegable.
2. Usando la columna de palabras clave: Un enfoque más simple, pero menos controlado que los metadatos administrados.
* Agregar una columna de palabras clave: Similar a agregar una columna de metadatos administrados, puede agregar una columna de "palabra clave" a su biblioteca.
* Agregar palabras clave: Los usuarios pueden escribir palabras clave directamente en esta columna, separadas por semicolones o comas, según su configuración. Este método ofrece menos consistencia y control sobre el vocabulario en comparación con los metadatos administrados.
3. Uso de la arquitectura de la información (para etiquetado a gran escala): Para la organización de nivel empresarial, la arquitectura de información de SharePoint juega un papel importante. Esto implica planificar estratégicamente sus conjuntos de términos (para metadatos administrados). Piense cuidadosamente sobre las necesidades de su organización y cómo clasificará los documentos en múltiples bibliotecas y sitios. Los conjuntos de términos bien planificados mejoran la capacidad de búsqueda y la consistencia.
4. Usando aplicaciones de terceros: Numerosas aplicaciones de terceros mejoran las capacidades de etiquetado de SharePoint, a menudo agregando características como etiquetado automático basado en el análisis de contenido, las interfaces de usuario mejoradas o la integración con otros sistemas.
Buscar y usar etiquetas:
Una vez que se aplican las etiquetas, puede usar la funcionalidad de búsqueda de SharePoint para encontrar documentos basados en esas etiquetas. La búsqueda de una etiqueta específica devolverá todos los documentos etiquetados con ese término.
¿Qué método es mejor?
* metadatos administrados: Generalmente recomendado por su consistencia, control y capacidad de búsqueda mejorada. Es mejor para organizaciones o proyectos más grandes que necesitan etiquetado estructurado.
* Palabras clave: Adecuado para escenarios más simples donde el etiquetado menos estructurado es aceptable. Es rápido de implementar, pero puede conducir a inconsistencias con el tiempo.
Antes de comenzar a etiquetar, es aconsejable planificar su estrategia de etiquetado, particularmente si está utilizando metadatos administrados. La definición de la terminología clara y consistente asegura que sus documentos sean fácilmente de búsqueda y organizado. Recuerde consultar a su administrador de SharePoint si encuentra alguna dificultad o necesita ayuda para configurar columnas de metadatos y conjuntos de términos.