1. Comunicación rápida y colaboración:
* Compartir información rápida: Permiten una comunicación rápida y eficiente de ideas, actualizaciones e información.
* Facilitar la lluvia de ideas y las discusiones: Los documentos informales se pueden utilizar como una herramienta para hacer una lluvia de ideas, recopilar comentarios y fomentar las discusiones colaborativas.
* Abordar las necesidades inmediatas: Se pueden usar para abordar rápidamente problemas urgentes o solicitudes específicas.
2. Mejora de la comunicación y la comprensión:
* Temas complejos de aclaración: Los documentos informales pueden proporcionar una explicación más detallada o matizada de un tema de lo que podría permitir un documento formal.
* Building Rapport and Relations: Ayudan a crear un tono más informal y personal en la comunicación, fomentando conexiones más fuertes.
* Demostrando transparencia y apertura: Los documentos informales pueden mostrar la voluntad de compartir información y participar en un diálogo abierto.
3. Apoyo a la documentación formal:
* Proporcionar información de apoyo: Pueden complementar documentos formales proporcionando detalles adicionales, ejemplos o evidencia.
* Redacción y revisión de documentos formales: Los documentos informales se pueden usar como punto de partida para la escritura formal, lo que permite la experimentación y el desarrollo iterativo.
* Facilitar la toma de decisiones: Se pueden usar para recopilar información y retroalimentación antes de tomar una decisión formal.
Ejemplos de documentos informales:
* Correos electrónicos
* Mensajes de texto
* Notas
* Pizarras
* Bocetos
* Borradores escritos a mano
* Actas de la reunión (informal)
* Propuestas de proyectos (informal)
Características clave de documentos informales:
* menos estructurado y formal: A menudo carecen de un formato o estilo específico.
* Más personal y conversacional: Usan un tono más relajado y accesible.
* se centró en la comunicación y la colaboración: Priorizan la claridad y la facilidad de comprensión.
* no puede ser archivado o conservado: A menudo son temporales y se usan para fines a corto plazo.
Es importante recordar que si bien los documentos informales pueden ser útiles, no siempre son apropiados. En algunas situaciones, se puede requerir documentación formal para fines legales, reglamentarios o de mantenimiento de registros.