* Versión de Excel: Las versiones más antiguas tenían límites más bajos que los más nuevos.
* Espacio de ram y disco duro disponible: Cuanto más grande sea el archivo, más recursos necesita su computadora para manejarlo. Eventualmente, se quedará sin RAM, que conduzca a problemas de rendimiento o espacio en el disco duro, evitando el ahorro.
* Tipo de datos y complejidad: Una hoja de cálculo con millones de números simples será más pequeña que una hoja de cálculo con el mismo número de filas pero fórmulas complejas, objetos incrustados (imágenes, gráficos), macros y reglas de validación de datos.
* Formato de archivo: .xlsx (el formato más nuevo) es generalmente más eficiente que .XLS (el formato anterior).
Si bien no hay un número máximo oficial de filas y columnas declaradas por Microsoft, Excel 365 actualmente admite sobre 1,048,576 filas y 16,384 columnas . Sin embargo, prácticamente hablando, es probable que alcance los cuellos de botella de rendimiento mucho antes de alcanzar estos límites teóricos. Un archivo que se acerca a estos límites será extremadamente lento para cargar, calcular y guardar, y podría bloquearse con frecuencia.
En resumen, mientras que Excel tiene límites teóricos extremadamente grandes, el límite práctico es mucho más bajo y depende completamente de las capacidades de su computadora y la complejidad de sus datos. Para conjuntos de datos extremadamente grandes, el software de base de datos como SQL Server o Access es una opción mucho mejor.