1. Defina el alcance y la estructura de desglose de trabajo (WBS):
* Defina claramente los objetivos, entregables y límites del proyecto. ¿Qué estás tratando de lograr? ¿Qué se considerará "hecho"?
* Crear un WBS: Desglose el proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Esto es crucial para una estimación de costos precisa. Cada tarea en el WBS debe tener una definición clara y una salida esperada.
2. Identificar y estimar los costos de recursos:
Para * cada tarea * en su WBS, identifique los recursos requeridos y sus costos asociados:
* Costos laborales:
* roles: Identifique los roles específicos necesarios (por ejemplo, gerente de proyecto, desarrollador, diseñador, probador).
* Tarifas de horario/salario: Determine el costo por hora o el salario para cada rol. Incluya beneficios, impuestos y costos generales.
* Horas estimadas: Estime el número de horas que cada papel gastará en cada tarea. Esta es a menudo la parte más difícil, y donde la experiencia y el juicio experto son cruciales.
* Fórmula: (Tarifa por hora o equivalente salarial) x (horas estimadas) =costo de mano de obra por tarea por papel
* Costos de material:
* Identificar materiales: ¿Qué materiales físicos o digitales se requieren? (por ejemplo, hardware, licencias de software, almacenamiento en la nube, materias primas, suministros).
* cantidades: ¿Cuánto de cada material necesitarás?
* Costos unitarios: ¿Cuál es el costo por unidad para cada material?
* Fórmula: (Cantidad) x (costo unitario) =costo de material
* Costos del equipo:
* Identificar equipo: ¿Qué equipo se necesita? (por ejemplo, herramientas especializadas, licencias de software, servidores).
* Alquiler/compra: ¿Alquilará, arrendará o comprará el equipo?
* tarifas de alquiler/precio de compra: ¿Cuáles son los costos asociados?
* Costos de mantenimiento: Tenga en cuenta cualquier costo continuo de mantenimiento o reparación.
* Costos de software:
* Licencias de software: Determine el costo de las licencias de software y cualquier tarifa de suscripción recurrente.
* Costos de viaje:
* Ubicación: ¿Dónde se requerirá viajar?
* Transporte: Estima costos de pasajes aéreos, boletos de tren, reembolso de millaje, alquiler de automóviles.
* Alojamiento: Estimar los costos del hotel.
* por diem: Cuenta de gastos diarios (comidas, imprevistos).
* Costos de capacitación:
* Necesidades de entrenamiento: ¿Los miembros del equipo requerirán capacitación para completar el proyecto?
* Cursos de capacitación: ¿Cuáles son los costos de cursos, materiales e instructores?
* Costos de consultor/contratista:
* tarifas por hora/diario: ¿Cuáles son las tarifas para consultores o contratistas?
* Horas/días estimados: ¿Cuántas horas o días se necesitarán?
* Costos generales:
* alquiler/utilidades: Asigne una parte del alquiler y los servicios públicos de su empresa al proyecto.
* Costos administrativos: Incluya costos de apoyo administrativo, contabilidad y servicios legales.
* seguro: Considere cualquier costo de seguro relevante.
* típicamente aplicado como un porcentaje de costos directos (mano de obra, materiales, etc.)
* Costos de contingencia:
* Problemas imprevistos: Reserve un fondo de contingencia para cubrir problemas o retrasos inesperados. Un rango común es el 5-15% del costo total del proyecto, dependiendo de la complejidad y el riesgo del proyecto.
3. Técnicas de estimación de costos:
* Estimación análoga (de arriba hacia abajo): Use el costo real de un proyecto pasado similar como base para estimar el costo del proyecto actual. Este es un método rápido pero menos preciso si los proyectos no son realmente comparables.
* Estimación paramétrica: Use relaciones estadísticas entre datos históricos y parámetros del proyecto (por ejemplo, costo por línea de código, costo por pie cuadrado) para estimar los costos.
* Estimación de abajo hacia arriba: Estime el costo de cada tarea en el WBS y luego sumérelos para obtener el costo total del proyecto. Este es el método más preciso pero también más que requiere mucho tiempo.
* Estimación de tres puntos: Use estimaciones optimistas, pesimistas y muy probables para cada tarea. Una fórmula común es:
* Pert (técnica de evaluación y revisión del programa): (Optimista + 4 * muy probable + pesimista) / 6
* Esto da un promedio ponderado, factorización en la incertidumbre.
4. Herramientas y software:
* Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets): Útil para el seguimiento y los cálculos de costos básicos.
* Software de gestión de proyectos (Microsoft Project, Asana, Jira, SmartSheet): Proporcione características para crear WBS, asignar recursos, seguir el progreso y la gestión de costos.
* Software de estimación de costos: Software especializado diseñado para una estimación detallada de costos.
5. Sumando todo:
1. Calcule el costo para cada tarea.
2. suma los costos de todas las tareas para obtener el costo directo del proyecto.
3. Agregue los costos generales como un porcentaje de los costos directos (si corresponde).
4. Agregue el fondo de contingencia.
5. El resultado es el costo total estimado del proyecto.
Ejemplo (simplificado):
Digamos que está desarrollando una pequeña aplicación móvil:
* tareas (WBS): Recopilación de requisitos, diseño, desarrollo, pruebas, implementación
* Labor: Desarrollador ($ 50/hora), diseñador ($ 40/h), probador ($ 30/hora), gerente de proyecto ($ 60/hora)
* Material: Licencias de software ($ 500), alojamiento en la nube ($ 100/mes por 3 meses)
* Estimaciones (simplificadas):
* Desarrollo:100 horas de tiempo de desarrollador =$ 5,000
* Diseño:50 horas de tiempo del diseñador =$ 2,000
* Pruebas:40 horas de tiempo del probador =$ 1,200
* Gestión de proyectos:20 horas de tiempo de PM =$ 1,200
* Costos directos totales: $ 5,000 + $ 2,000 + $ 1,200 + $ 1,200 + $ 500 + (3 * $ 100) =$ 10,200
* contingencia (10%): $ 1,020
* Costo total estimado del proyecto: $ 10,200 + $ 1,020 = $ 11,220
Consideraciones clave para la precisión:
* Datos históricos: Use datos de proyectos anteriores para mejorar sus estimaciones.
* Juicio de expertos: Involucre a miembros experimentados del equipo y expertos en la materia en el proceso de estimación.
* Suposiciones: Documente todos los supuestos realizados durante el proceso de estimación. Si las suposiciones demuestran que el costo se verá afectado.
* Evaluación de riesgos: Identificar riesgos potenciales y su impacto en los costos del proyecto.
* Revisión y actualizaciones regulares: Revise y actualice sus estimaciones de costos a medida que avanza el proyecto y hay más información disponible. Las estimaciones de costos no son una actividad de "uno y hecho".
* Alcance de arrastre: Administre cuidadosamente el alcance del proyecto para evitar costos inesperados. Las solicitudes de cambio deben evaluarse cuidadosamente por su impacto en el costo.
Siguiendo estos pasos y considerando estos factores, puede desarrollar una estimación más precisa y confiable del costo esperado de implementar su nuevo plan de proyecto. Recuerde que la estimación de costos es un proceso iterativo y requiere un monitoreo y ajustes continuos.