Línea de asunto:
* claro y conciso: La línea de asunto debe decirle al destinatario de qué se trata el correo electrónico.
* específico: Evite términos vagos como "actualización" o "pregunta". En su lugar, use cosas como "Actualización de estado del Proyecto X - [Fecha]" o "Pregunta con respecto a la política de vacaciones".
* Accionable (si es necesario): Si necesita que el destinatario haga algo, aclare eso. Ejemplos:"Acción requerida:Revise y apruebe el informe" o "Respuesta necesaria:disponibilidad de reuniones".
* abreviaturas (use con moderación): En algunas oficinas, las abreviaturas estándar como "FYI" (para su información), "EOM" (fin del mensaje:cuando la línea de asunto contiene todo el mensaje) o "lo antes posible" (lo antes posible) se utilizan.
Líneas de asunto de ejemplo:
* Agenda de reuniones:inicio del proyecto - [Fecha]
* Solicitud de revisión de la propuesta de presupuesto - Fecha límite [fecha]
* Recordatorio:almuerzo en equipo mañana a las 12:30 p.m.
* Urgente:sitio web hacia abajo
cuerpo:
1. Saludo:
* formal: "Querido [el nombre del destinatario]" (Use esto si no conoce bien a la persona o si es una organización más formal).
* semiformal: "Hola [Nombre del destinatario]" o "Hola [Nombre del destinatario]" (un buen valor predeterminado para la mayoría de la comunicación de la oficina).
* informal: "Hola [Nombre del destinatario]" (apropiado si tienes una buena relación de trabajo con la persona).
* Correo electrónico grupal: "Hola equipo" o "Hola a todos",
2. Línea de apertura (propósito):
* Indique el motivo de su correo electrónico por adelantado. Esto ayuda al destinatario a comprender el contexto de inmediato.
* Ejemplos:
* "Te estoy escribiendo con respecto a ..."
* "El propósito de este correo electrónico es ..."
* "Siguiendo nuestra conversación sobre ..."
* "Estoy contactando para obtener su opinión ..."
3. Texto del cuerpo (detalles):
* Manténgalo conciso y al punto. La gente está ocupada, así que evite las divagaciones innecesarias.
* Use un lenguaje claro y simple. Evite la jerga o los términos demasiado técnicos a menos que esté seguro de que el destinatario los comprende.
* rompa los párrafos largos. Use puntos de bala, listas numeradas o encabezados para que el correo electrónico sea más fácil de leer.
* sea específico. Proporcione todos los detalles necesarios (fechas, horarios, ubicaciones, nombres, etc.).
* sea profesional y respetuoso. Incluso en entornos de oficinas casuales, mantenga un tono profesional. Evite la jerga, el sarcasmo o cualquier cosa que pueda malinterpretarse.
* Revise cuidadosamente. Verifique los errores tipográficos y los errores gramaticales antes de enviar.
4. Llamada a la acción (si es necesario):
* Indique claramente lo que quiere que haga el destinatario.
* Ejemplos:
* "Revise el documento adjunto y proporcione sus comentarios en [fecha]".
* "¿Podrías enviarme el informe al final del día?"
* "Avísame si estás disponible para una reunión la próxima semana".
* "Confirme la recepción de este correo electrónico".
5. Cierre:
* formal: "Sinceramente" o "respetuosamente" (uso para una comunicación muy formal).
* semiformal: "Saludos cordiales" o "Saludos cordiales" (una opción segura y profesional).
* informal: "Lo mejor", "gracias" o "Salud" (apropiado para las personas que conoces bien).
* Si estás pidiendo algo: "Gracias por su tiempo y consideración".
6. Firma:
* Tu nombre completo
* Tu título de trabajo
* Nombre de su empresa
* Su número de teléfono (opcional, pero generalmente incluido)
* Sitio web de su empresa (opcional)
* Algunas compañías tienen firmas de correo electrónico predefinidas que debe usar.
Correo electrónico de ejemplo:
Asunto:Project Alpha - Actualización y próximos pasos
Hola, Juan,
Estoy escribiendo para proporcionar una actualización rápida sobre la iniciativa Alpha Project.
* La fase de investigación inicial ahora está completa.
* Hemos identificado tres proveedores potenciales que pueden proporcionar el software necesario.
* Adjunto es un informe resumido que describe nuestros hallazgos y recomendaciones.
¿Podría revisar el informe y avisarme si tiene alguna pregunta o inquietud? Nos gustaría programar una reunión la próxima semana para discutir los próximos pasos y elegir un proveedor. Por favor, hágame saber qué tiempos funcionan mejor para usted.
Gracias,
[Su nombre]
[Tu título de trabajo]
[Nombre de su empresa]
[Su número de teléfono]
Adjuntos:
* Claramente etiqueta los archivos adjuntos con nombres descriptivos.
* Mencione el archivo adjunto en el cuerpo del correo electrónico.
Otras consideraciones:
* Responder vs. Responder todo: Tenga en cuenta quién necesita ver su respuesta. Evite "responder todo" a menos que su respuesta sea relevante para todos en la cadena de correo electrónico.
* tono: Sea consciente de su tono. La comunicación escrita puede malinterpretarse fácilmente. Vuelva a leer su correo electrónico antes de enviar para asegurarse de que aparezca según lo previsto.
* Confidencialidad: Tenga cuidado con lo que escribe en correos electrónicos. Recuerde que el correo electrónico no siempre es privado.
* Cultura de oficina: Preste atención a los estilos de comunicación por correo electrónico de sus colegas y superiores. Ajuste su estilo en consecuencia.
* fuera de la oficina: Configure un mensaje fuera de la oficina cuando esté fuera para que la gente sepa que no está disponible y cuando pueden esperar una respuesta.
Siguiendo estas pautas, puede escribir correos electrónicos de oficina claros, concisos y profesionales que lo ayudarán a comunicarse de manera efectiva y construir relaciones de trabajo sólidas.