Biblioteca de documentos de SharePoint:
* Propósito primario: Almacenamiento centralizado y gestión de documentos. El enfoque está en el versiones de documentos, metadatos, permisos y capacidades de búsqueda para una gestión eficiente de documentos. Piense en ello como un archivador estructurado.
* Organización: Altamente estructurado. Los documentos se organizan en carpetas, y los metadatos se pueden usar para la búsqueda y el filtrado avanzados.
* colaboración: La colaboración es posible, pero es más una característica en capas en la función principal del almacenamiento de documentos. Los comentarios y la coautoría están disponibles, pero no el enfoque central.
* Comunicación: Características de comunicación incorporadas limitadas. Por lo general, se basa en herramientas externas para la comunicación que rodea los documentos.
* Los mejores casos de uso:
* Almacenamiento y administración de grandes números de documentos con sofisticadas versiones y necesidades de control de acceso.
* Archivar documentos importantes que requieren senderos de retención y auditoría a largo plazo.
* Situaciones donde el almacenamiento estructurado y los metadatos son cruciales (por ejemplo, cumplimiento legal y regulatorio).
* Cuando necesita capacidades de búsqueda y filtrado robustas en muchos documentos.
Microsoft Teams Workspace (a menudo integrado con SharePoint):
* Propósito primario: Facilitar la colaboración y la comunicación del equipo en torno a un proyecto o objetivo compartido. El almacenamiento de documentos es una función * de soporte *. Piense en ello como un centro central para un equipo de proyecto.
* Organización: Menos estructurado que las bibliotecas de documentos. Si bien los documentos se almacenan en una biblioteca de SharePoint detrás de escena (a menudo oculta al usuario), la interfaz de los equipos prioriza conversaciones, canales para temas específicos y acceso rápido a archivos compartidos relacionados con esas conversaciones.
* colaboración: La colaboración es central. Los equipos ofrecen chat en tiempo real, videollamadas, intercambio de archivos y administración de tareas, todo dentro de una sola interfaz.
* Comunicación: Las características de comunicación ricas están incorporadas; El chat, las reuniones, los canales, etc. están diseñados para apoyar la comunicación en equipo en curso.
* Los mejores casos de uso:
* Proyectos que requieren una estrecha colaboración entre los miembros del equipo.
* Situaciones donde la comunicación rápida y el intercambio de información son esenciales.
* Cuando necesite un centro central para todas las actividades relacionadas con el proyecto, no solo documentos.
* Cuando necesite integrar otras aplicaciones y servicios en su flujo de trabajo (por ejemplo, Planner, Power BI).
Cuándo usar cuál:
* Elija una biblioteca de documentos de SharePoint si: Principalmente necesita un sistema robusto y estructurado para almacenar y administrar documentos con un enfoque en el control de versiones, la seguridad y los metadatos. La colaboración es importante, pero no el conductor central.
* Elija un espacio de trabajo de Microsoft Teams si: Necesita un centro central para la comunicación y la colaboración del equipo, y el intercambio de documentos es un elemento de apoyo. La comunicación en tiempo real, las herramientas integradas y un enfoque menos estructurado son esenciales.
En muchos casos, trabajan juntos. El espacio de trabajo de un equipo a menudo utiliza una biblioteca de documentos de SharePoint detrás de escena para almacenar los archivos compartidos dentro del equipo. La interfaz de usuario dentro de los equipos simplifica la interacción, centrándose en la colaboración, mientras que SharePoint proporciona la infraestructura de gestión de documentos subyacente.