La información típicamente incluida en un registro de activos de hardware puede incluir:
* ID de activo: Un identificador único para cada pieza de hardware.
* Descripción: Hacer, modelo, número de serie y otros detalles de identificación.
* Fecha de compra: Cuando se adquirió el activo.
* Precio de compra: El costo original del activo.
* Ubicación: Donde el activo está ubicado físicamente.
* Departamento/Usuario: Qué departamento o individuo es responsable del activo.
* Información de garantía: Detalles sobre las garantías o contratos de servicio aplicables.
* Historial de mantenimiento: Registros de reparaciones, actualizaciones y otras actividades de mantenimiento.
* Programa de depreciación: Cómo se deprecia el valor del activo con el tiempo (con fines contables).
* Estado: Si el activo está en uso, en reparación o eliminación.
* Software instalado: Una lista de software instalado en el activo (especialmente crítico para la licencia de software).
El propósito de un registro de activos de hardware es multifacético:
* Gestión de inventario: Proporciona una imagen clara de todo el hardware propiedad.
* Gestión financiera: Admite procesos contables relacionados con la depreciación y el presupuesto de activos.
* Gestión de seguridad: Ayuda a rastrear equipos sensibles y garantizar los controles de acceso adecuados.
* Gestión de mantenimiento: Facilita la programación y el seguimiento de las actividades de mantenimiento.
* Cumplimiento: AIDS para cumplir con los requisitos regulatorios para el seguimiento de activos.
* Auditoría: Simplifica el proceso de auditoría proporcionando un registro claro de los activos.
* Gestión de la eliminación: Rastrea la eliminación o la jubilación de los activos, asegurando el cumplimiento de las regulaciones ambientales.
Los registros de activos de hardware se pueden mantener manualmente utilizando hojas de cálculo, pero a menudo se administran utilizando aplicaciones de software especializadas diseñadas para la gestión de activos. Estas soluciones de software ofrecen características como escaneo de códigos de barras, informes automatizados e integración con otros sistemas comerciales.