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Abra la opción "Configuración de usuario " en QuickBooks. Haga clic en el botón "Compañía" en la barra de menú superior, y vaya a la opción "Configuración de usuarios y contraseñas " . Cuando se abra el menú lateral, seleccione la opción "Configuración de usuario " . La ventana Lista de usuarios tiene una lista de todas las cuentas de usuario creada anteriormente . Si no hay usuarios , el " Administrador" será el único en la lista.
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Introduzca el nombre de usuario de la persona que desea crear un usuario . Si usted está limitado en el número de licencias , puede crear un nombre de usuario para un área específica de su negocio en lugar de un individuo . Por ejemplo, cree un usuario llamado "Registro" para todos los asociados de ventas y otro llamado "Almacén " para todos los trabajadores a puertas cerradas .
3
Introduzca una contraseña única para cada usuario. Lleve un registro de cada nombre de usuario y su contraseña en un lugar seguro . No permita que los usuarios asignar sus propias contraseñas , que son con el propósito de mantener a los empleados en las diferentes áreas de acceso de identificación de usuario de otro empleado . Haga clic en el botón "Siguiente " para editar el acceso del usuario a las diferentes áreas de QuickBooks.
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Crear una lista de las diferentes áreas de su negocio y los distintos empleados que necesitan acceso al archivo de QuickBooks . El trabajo que el empleado lleva a cabo debe gobernar las áreas de QuickBooks le permite entrar
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Elija las "áreas seleccionadas de QuickBooks " y luego en " Siguiente". La primera es " Ventas y Cuentas por Cobrar ". Para cada área hay tres opciones, " sin acceso", "Acceso Total " y " acceso selectivo " . Cajeros y las transacciones de los clientes que entran sólo necesitan " acceso selectivo ", a menos que el usuario es un administrador .
En " Acceso Selectivo " las opciones son permitir al usuario " Crear Transacciones Sólo " a " crear e imprimir Transacciones ", y para " crear transacciones y crear informes " . Un cajero puede necesitar para crear e imprimir las transacciones , pero no crear informes. Esta característica puede ser reservado para managment .
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clic en el botón " Siguiente" . La segunda área es " Compras y Cuentas a pagar . " Esta zona es típicamente reservado para la contabilidad y el personal de oficina. Es para entrar y pagar las cuentas , entrando en los cargos de tarjeta de crédito y órdenes de compra . Elija el nivel de " Sin acceso" para todos, pero el personal de la oficina y luego haga clic en " Siguiente".
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Mira a tu lista de empleados y determinar si alguno de ellos necesitan ser capaces de escribir o imprimir cheques , hacer depósitos o introducir cargos de tarjeta de crédito. Esta zona es la " comprobación y tarjetas de crédito " zona. No se recomienda que todo el personal , incluido el personal de contabilidad, tener acceso a entrar en transacciones de la cuenta de cheques. En general, esto se debe reservar para usted, como administrador. Haga clic en " Siguiente".
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Elija la opción "Acceso selectiva " para el almacén o la recepción de los usuarios . La siguiente zona es el "Inventario " , todos los usuarios del almacén con la excepción de la gestión deben tener acceso selectivo a la información de inventario, con la capacidad única de crear e imprimir las transacciones. Haga clic en " Siguiente".
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Elija la opción " Sin acceso" en los últimos cinco áreas , que incluyen " Time Tracking ", " Nómina y empleados ", " Actividades de contabilidad sensibles ", " Sensible Financiera de informes ", y el" Cambio y eliminación de operaciones de opciones " . Estas son áreas que sólo el administrador debe ser capaz de entrar y ver la información de su interior. Como siempre y cuando mantenga las contraseñas para cada usuario seguro, no debería haber ningún usuario que puede acceder a las zonas que no pertenecen a su trabajo .