1. Habilitación de comunicación: Esta es la función central, que abarca varios métodos:
* Comunicación basada en texto: Enviar y recibir mensajes al instante (mensajes instantáneos), asíncronamente (correo electrónico) o en conversaciones roscadas (foros, secciones de comentarios).
* Comunicación de voz: Llamadas de voz en tiempo real (VoIP), llamadas de conferencia, memorandos de voz.
* Comunicación de video: Videollamadas en tiempo real (videoconferencia), grabación de video y intercambio.
* Compartir archivos: Transferencia de archivos de varios tipos y tamaños entre usuarios o dispositivos.
* Compartir en pantalla: Compartir una pantalla de computadora en tiempo real para el trabajo o presentaciones de colaboración.
2. Mejora de la colaboración: Muchas herramientas de comunicación van más allá de la comunicación básica para facilitar el trabajo en equipo:
* Gestión de proyectos: Integrar la comunicación con la asignación de tareas, los plazos, el seguimiento del progreso y la colaboración de documentos.
* Coediting de documentos: Múltiples usuarios editan simultáneamente el mismo documento en tiempo real.
* Chat de equipo: Canales dedicados para equipos o proyectos específicos para optimizar la comunicación.
* Automatización de flujo de trabajo: Automatizar tareas y notificaciones para mejorar la eficiencia y reducir los errores.
3. Comunidades y redes de construcción: Algunos software se centran en conectar a las personas con intereses compartidos:
* redes sociales: Conectarse con personas, compartir actualizaciones y unirse a grupos basados en intereses compartidos.
* Foros y tableros de discusión: Facilitar discusiones sobre temas específicos.
* Comunidades en línea: Creación de espacios para actividades e interacciones compartidas.
4. Mejora del intercambio de información: La difusión de información eficiente y efectiva es clave:
* Notificaciones y alertas: Mantener a los usuarios actualizados en eventos o mensajes importantes.
* boletines y anuncios: Información de transmisión a un público más amplio.
* Bases de conocimiento y wikis: Creación de repositorios centrales de información.
5. Apoyo a las operaciones comerciales: Muchas herramientas de comunicación son esenciales para administrar un negocio:
* Integración de gestión de relaciones con el cliente (CRM): Vinculación de canales de comunicación con datos del cliente para un mejor servicio.
* Automatización de ventas y marketing: Automatizar la comunicación con clientes potenciales y clientes.
* Gestión de recursos humanos: Facilitar la comunicación interna y la incorporación de los empleados.
Estas funciones a menudo se superponen, y muchas soluciones de software combinan varias de ellas. Las funciones específicas ofrecidas varían mucho según el tipo de software de comunicación (por ejemplo, cliente de correo electrónico, aplicación de mensajería instantánea, plataforma de videoconferencia, herramienta de administración de proyectos).