Todas las bibliotecas , grandes o pequeñas , e independientemente del tipo, realizan las mismas funciones de compra , catalogación y préstamo de materiales. Las bibliotecas son muy record de obra , es decir , deben mantener registros de adquisición y los datos bibliográficos de muchos materiales específicos. También deben grabar varias operaciones para realizar un seguimiento de cada cliente y el estado de la circulación del material. Al introducir los datos de la biblioteca en una base de datos central , el mantenimiento de registros es más rápido y más preciso.
Descentralizado Acceso
Cuando las bibliotecas comenzaron a aplicar la automatización a su estructura por primera vez, no era inusual para automatizar una sola función, como adquisiciones o de circulación , o para tener bases de datos similares, pero múltiples para diferentes funciones. Los avances en software de automatización de bibliotecas permiten ahora a los usuarios de cada biblioteca de funciones - ya sea personal o patrón - para acceder a la misma base de datos . Esto significa que las actualizaciones de la base de datos son sin fisuras y precisa . Es común hoy en día para los usuarios de la biblioteca para poder no sólo acceder al catálogo de la biblioteca , pero para llevar a cabo operaciones que antes requerían la asistencia del personal de la biblioteca , tales como la colocación de las bodegas , los materiales de la renovación o la creación de un préstamo interbibliotecario , todo desde su computadora en casa.
rápida , precisa actualización
Aunque los datos bibliográficos de un material se tiene que introducir una sola vez , cada entrada y salida de cada ejemplar debe ser registrada . Este tipo de trabajo es repetitivo y lento ; automatizando los sistemas de circulación es un ahorro de tiempo para el personal y los clientes. Muchas bibliotecas tienen ahora independiente del check-out y salida en los quioscos , lo que permite a los clientes a procesar rápidamente sus propios préstamos .
Normalización de los datos
bibliotecas han buscado por mucho tiempo para mantener las normas comunes para la catalogación y clasificación de tema . Con el advenimiento de la automatización , el formato MARC ( catalogación legible por máquina ) ha proporcionado las normas nacionales e internacionales sobre cómo se comunican los registros del catálogo de una máquina a otra . Esto, junto con otro estándar de automatización de bibliotecas importante llamado "protocolo de sistemas vinculados , " esencialmente permite a los usuarios de la biblioteca para acceder fácilmente no sólo a los archivos de su propia biblioteca , pero los registros de muchos sistemas de bibliotecas remotas.
Mayor eficacia
Michael K. Buckland , profesor emérito de la Universidad de la Escuela de Información de California, señala que cerca de dos tercios del presupuesto de la biblioteca deben ser asignados para el trabajo . Si las bibliotecas se aplican la potencia de las máquinas tanto como sea posible a repetitiva , mecánica tareas , el trabajo los seres humanos se lleva a cabo más rápido y más fácilmente . Por lo tanto , el personal de la biblioteca se libera para dedicar más tiempo a la prestación de los tipos de servicios de biblioteca que siempre han exigido el toque humano : la asistencia de referencia y tareas, selección de libros , servicios de los lectores , la difusión de los tiempos , la historia confinados en sus hogares y de programación para niños, adultos y adultos jóvenes.