Ventajas (en gran medida teóricas y a menudo superadas por las desventajas):
* Simplicidad: Para conjuntos de datos extremadamente pequeños y necesidades simples (por ejemplo, una lista de contactos personales en una hoja de cálculo), una base de datos manual podría ser más rápida de configurar que un DBMS completo. No se necesita instalación o configuración de software.
* Control directo: Tiene un control absoluto sobre la estructura y el formato de los datos. Esto puede ser ventajoso si tiene requisitos muy específicos e inusuales que no son fácilmente cumplidos por un DBMS estándar.
* No hay dependencias de software: No hay dependencia de un paquete de software específico; Esto podría ser una ventaja en entornos extremadamente limitados.
Desventajas (sustanciales y generalmente prohibitivas):
* Problemas de escalabilidad: Las bases de datos manuales no pueden escalar para manejar grandes cantidades de datos o muchos usuarios de manera eficiente. Agregar, actualizar o consultar datos se vuelve extremadamente consumidor y propenso a los errores a medida que crece el conjunto de datos.
* Problemas de integridad de datos: Sin las restricciones y reglas de validación proporcionadas por un DBMS, la integridad de los datos es difícil de mantener. Es probable que la entrada de datos inconsistente, la duplicación y la corrupción de datos.
* Problemas de concurrencia: Múltiples usuarios que acceden y modifican los datos simultáneamente es casi imposible sin mecanismos de sincronización manuales sofisticados (y complejos), lo que lleva a la pérdida de datos o inconsistencias.
* Riesgos de seguridad: Las bases de datos manuales ofrecen características de seguridad mínimas. Proteger los datos del acceso o modificación no autorizados es extremadamente difícil.
* Copia de seguridad y recuperación de datos: Hacer una copia de seguridad y la restauración de una base de datos manual de manera confiable es significativamente más desafiante que con un DBMS, que proporciona mecanismos incorporados.
* Búsqueda y recuperación de datos: Encontrar datos específicos dentro de una gran base de datos manual es increíblemente ineficiente, especialmente sin las capacidades de indexación o búsqueda proporcionadas por un DBMS.
* Falta de relaciones de datos: La gestión de relaciones entre los elementos de datos (por ejemplo, los clientes y sus pedidos) se vuelve extremadamente engorroso sin las capacidades relacionales de un DBMS.
* Informes y análisis difíciles: Generar informes y realizar análisis de datos en una base de datos manual es mucho más intensiva en mano de obra que con un DBMS.
En resumen, si bien una base de datos manual puede parecer simple para un proyecto pequeño y temporal, las desventajas superan con creces las ventajas en casi todos los escenarios del mundo real. El uso de un DBMS adecuado es casi siempre la mejor opción para administrar cualquier cantidad significativa de datos.