La base de datos permite ciertas variables que se establezcan, como las entradas únicas posibles . Diga las únicas opciones son hombres y mujeres - si ingresa "Alien ", la base de datos no aceptará los datos. Las hojas de cálculo permiten categorías de valor , tales como números, pero no la personalización de la base de datos . Las bases de datos también comprobar algunos campos cuando se le indique para evitar identificadores únicos tales como el número de pacientes se duplique . Esta comprobación la duplicación no está disponible con hojas de cálculo.
Integración de Datos
bases de datos , de forma predeterminada , permite datos de múltiples fuentes que se integran en una base de datos. Los datos de múltiples aplicaciones y fuentes pueden ser integradas en los campos para que los datos de todas las fuentes se organiza y se pueden buscar . Esto se puede lograr con una hoja de cálculo , pero requiere otras aplicaciones o la programación personalizada para permitir que estas características .
Recursos Eficiencia
Una hoja de cálculo se almacena de forma aleatoria de un ordenador acceder a la memoria mientras se está utilizando . Este es un problema si la hoja de cálculo contiene cantidades extremadamente grandes de datos . Una base de datos sólo tiene que cargar los datos que se está trabajando con el en la memoria RAM significa que sólo partes de una gran base de datos se utilizan en un momento dado .
Usuario Eficiencia
una base de datos puede ser programado para mostrar los datos según la necesidad del usuario. Por ejemplo, una base de datos del paciente puede mostrar la historia clínica de un médico y de facturación de datos a una recepcionista. Una hoja de cálculo muestra todos los datos que hacen información específica más difíciles de localizar.
Costo Eficiencia
Una base de datos es más eficiente en el uso , en comparación con las grandes hojas de cálculo. La eficiencia permite dedicar menos tiempo a las tareas y menos errores . Esto se traduce en un ahorro en horas hombre y la precisión de una empresa como sus empleados son más productivos y eficientes.
Crecimiento Eficiencia
se introducen los datos en una hoja de cálculo de la general tamaño de la hoja de cálculo aumenta mucho más rápido que una base de datos comparables . A medida que más y más información se ingresa hay diferencias apreciables en el tiempo que se necesita para generar informes, gráficos y acceso a datos en una red.