Definir cuáles son los activos de la organización tiene y cómo se utilizan . Esto ayuda a asegurar que el sistema de gestión de documentos seleccionados se adapte a sus necesidades.
Formatos
Asegúrese de que los formatos de documentos , tanto físicos como digitales , son compatibles con cualquier administración de documentos sistema que busca implementar.
Conversión
al convertir archivos , tenga en cuenta la tecnología del futuro que permitan la accesibilidad del documento por el camino.
Convierte formatos de documentos si es necesario. Por ejemplo, su sistema de gestión de documentos puede requerir que todos los registros digitales se almacenan como archivos PDF ( Portable Document Format ) .
Acceso
Crear un proceso que hace que sea fácil de se gestionan los documentos de acceso. Una interfaz popular para sistemas está utilizando la web para acceder a la información del documento .
Procesos y Procedimientos
plan
no sólo para la implementación de un sistema de gestión de documentos, sino cómo los nuevos documentos son de entrada y mantenido. Un sistema de gestión de documentos sigue siendo útil sólo si tiene documentos adicionales , según sea necesario .