Sistemas de gestión de documentos espacio físico suelen almacenar información en servidores u otros sistemas informáticos de gran alcance. Estos espacios de almacenamiento electrónicos a menudo ocupan menos espacio que su contraparte física.
Archivo Digital
sistemas de gestión de documentos permite el almacenamiento de los documentos mismos y también para versiones anteriores . Esto puede ayudar a las revisiones de la pista en el tiempo y proporciona un beneficio adicional de ser capaz de volver a los documentos más antiguos. Sin embargo, si esta información no está organizada y se almacena correctamente , puede haber demasiados documentos y versiones disponibles , lo que provoca un problema de la sobrecarga de información a los usuarios.
Centralizada Ubicación y
Los sistemas de gestión de documentos
son un lugar de almacenamiento centralizado, donde muchos usuarios pueden tener acceso a la más reciente y actualizada del documento desde una ubicación central. Este fácil acceso a los documentos apoya la colaboración entre muchos usuarios. La ubicación centralizada de documentos también promueve una fácil distribución de documentos a los usuarios. Sin embargo , el almacenamiento electrónico de documentos digitales en un solo lugar puede suponer un riesgo adicional de seguridad a menos que se añade seguridad adicional para proteger el sistema electrónico.
Adicional Utilidades Herramientas
electrónicamente almacenamiento y gestión de documentos dentro de un sistema de gestión electrónica de documentos permite herramientas de utilidad para proporcionar características adicionales que no estaban disponibles en su equivalente físico . Buscando a través de documentos electrónicos es más fácil que en cada documento a mano. Sin embargo muchas de estas herramientas puede ser innecesario y puede tener un costo más alto que el valor para las empresas.