Crear el documento principal que va a utilizar como una plantilla para su mailing personalizado al abrir un nuevo documento en Word 2007. El documento principal contiene el texto y los gráficos que sean iguales en cada versión del documento combinado , por ejemplo , el remite o el saludo en una carta modelo. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia , haga clic en Iniciar Combinar correspondencia . En el menú desplegable carta selecta, catálogo o directorio , conjunto de sobres , etiquetas postales o mensajes de correo electrónico en función del tipo de combinación de correspondencia que desea crear .
Tipos de Combinación de Correspondencia
un catálogo o directorio crea una lista de la información , como el nombre y el contacto o la descripción del artículo , pero el nombre y la descripción de cada entrada es única. Haga clic en " Directorio " de la " Start Combinar correspondencia " menú desplegable para crear este tipo de documentos .
Un conjunto de sobres se pueden crear en la dirección de retorno es el mismo en todos los sobres , pero la dirección de destino se corresponde con una lista de direcciones de correo desde el origen de datos . El resultado final será sobres con direcciones de destino únicos en cada uno. Seleccione "Sobres " para utilizar esta función.
Crear un conjunto de etiquetas postales que muestran un nombre único y una dirección que corresponde a la base de datos . Una vez que seleccione "Etiquetas " en el "Iniciar combinación de correspondencia " en el menú desplegable , usted tendrá la opción de iniciar un asistente paso a paso . El asistente es una manera simple de encontrar la plantilla de la etiqueta de correo que corresponde a las etiquetas seleccionadas para su uso.
Puede personalizar mensajes de correo electrónico cuyo contenido básico es el mismo en todos los mensajes, pero cada mensaje va el destinatario individual que contiene información que es específica sólo para ese destinatario , como el nombre del destinatario o otra información designada.
Seleccione un origen de datos
fuente de datos es un archivo que contiene la información que se va a combinar en un documento, como por ejemplo una base de datos Excel o libreta de direcciones . Conecte el documento a un origen de datos mediante la opción " Elegir una lista existente. " La información del destinatario en cada letra proviene de un origen de datos.
Completar la combinación
Decida qué base de datos va a utilizar para la combinación de correspondencia . Word 2007 genera una copia del documento principal para cada elemento , o registro, en el archivo de datos . Si el archivo de datos es una lista de correo , estos elementos son los destinatarios de su correo. Usted puede optar por crear sólo documentos de sólo ciertas entradas /direcciones en el archivo de datos .
A continuación, agregue marcadores de posición , llamados campos de combinación , en el documento. Al realizar la combinación de correspondencia , los campos de combinación de correo están llenas de información de su archivo de datos.
Preliminar , y luego completar la fusión. Un conjunto de documentos que corresponden al número de entradas en su dirección o datos de archivo se creará y listo para imprimir o enviar por correo electrónico .