Preparar documentos para Merge
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Abra Microsoft Word en el ordenador. Haga clic en la pestaña de " Correspondencia " y luego " Iniciar Combinar correspondencia " en la barra de la cinta. Haga clic en " Cartas ". Word abre un documento en blanco.
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clic en la opción " Seleccionar destinatarios " en la pestaña " Correspondencia " . Haga clic en " Utilizar los contactos de Outlook ", "Usar un archivo de origen de datos existente ", o " Crear un nuevo archivo de datos en Word " . La opción "Usar contactos de Outlook " permite importar destinatarios de la libreta de direcciones de Outlook. Con la opción " Usar un archivo de origen de datos existente " opción , puede elegir de una lista creada en otra aplicación, como Access , Excel o Bloc de notas. Si selecciona la opción "Usar un origen de datos existente archivo" , también haga clic en " Usar lista existente ", a continuación, busque y seleccione el archivo de origen de datos externo. Por último , puede crear un nuevo origen de datos en Word , haga clic en la opción "Crear un nuevo archivo de datos en Word " . Si elige la última opción, debe introducir los datos de la lista en el cuadro de pop -up , tales como nombre y dirección .
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Haga clic en " Editar lista de destinatarios " en los " Mailings Tab " . Editar la lista y añadir o eliminar entradas de la lista , según sea necesario .
Realizar Merge
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Introduce texto o gráficos en el documento según sea necesario. Cuando llegas a un punto en el documento donde desee insertar un campo del origen de datos , haga clic en el botón " Asignar campos " en la pestaña " Correspondencia " .
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Haga clic en el " bloque de direcciones botón para añadir el nombre y la dirección del destinatario de la fuente de datos " . Alternativamente , inserte " Línea de saludo " para elegir la forma de la letra abordará cada destinatario en el origen de datos. Por ejemplo , "Querido Juan", " Estimado Juan Pérez" o "Juan Pérez" . Para insertar un campo individual en el mismo punto en cada documento , haga clic en el botón "Escribir e insertar campos " . Seleccione el nombre del campo del origen de datos para insertar y haga clic en "Insertar ". Esta opción es muy útil para cosas tales como la inserción de un número de socio o código de identificación del origen de datos . En cada carta se genera con la combinación de correspondencia , Word rellena los campos con diferentes datos del origen de datos.
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Haga clic en " Vista previa de resultados " en la pestaña " Correspondencia " . Haga clic en el " Registro anterior " o " Record Next " botones de flecha para desplazarse por las letras de la mezcla. Revise cada uno y asegurarse de Word rellena los campos correctamente utilizando la información del origen de datos . Nota - . Si usted encuentra una carta con formato incorrecto o un mal uso de los datos del origen de datos , haga clic en " Editar lista de destinatarios ", busque la fila que contiene los datos erróneos y corregirlo
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Haga clic en el " Finalizar y combinar "y luego " Imprimir documentos " . Elija para imprimir todos los documentos en el sistema o sólo el que está actualmente en la ventana de vista previa.
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Haga clic en " Archivo" y luego "Imprimir" en la barra de la cinta. Después de Word envía el trabajo de impresión a la impresora, haga clic en " Archivo" y luego " Guardar".