Una tabla de base de datos Excel es un conjunto de columnas , con el cuadro más simple tener una sola columna. Por ejemplo, una base de datos de almacenamiento de datos acerca de la historia del arte puede tener una tabla con información biográfica sobre los artistas . La tabla de artistas podría incluir el " Nombre , " columnas "Apellido " y " Estilo " . Para configurar una tabla como la siguiente en Excel , usted escribe los campos ya mencionados en las células adyacentes.
Data Entry
Puede introducir datos en la base de datos de Excel simplemente escribiendo directamente en las células de las hojas de cálculo . En el ejemplo de la tabla de los artistas en la base de datos de la historia del arte , esta operación puede implicar escribir " Pablo " en la celda debajo del campo Nombre , al presionar " Tab " para pasar a la siguiente celda y teclear " Picasso " en el " Apellido" campo . Este método de entrada de datos es propensa a la ortografía y otros errores, como escribir en la celda mal y la destrucción de los datos de esa celda. Para evitar estos problemas , Excel tiene una serie de soluciones . Uno de ellos implica el uso de listas de valores válidos de los que los usuarios ingresan datos pueden elegir. Puede crear estas listas con el comando " Validación de datos " de Excel , en la pestaña "Datos" .
Recuperar
Excel tiene comandos que permiten realizar una búsqueda y recuperar los registros de la tabla , que son esenciales para el funcionamiento de una base de datos . Puede realizar estas operaciones en Excel de varias maneras. Uno de los más comunes es con el comando "Filtro" . Utilice este comando haciendo clic con el ratón en una de las celdas de una tabla, arrastrando el ratón sobre otras celdas de la tabla , ejecute el comando "Filtro" y especificando que los registros que desea ver . Por ejemplo, la historia del arte , esto podría significar chequeando solo para aquellos registros que tienen un valor de " Style" de " cubismo ". Esta acción se vendería sólo información sobre obras de arte con el estilo del cubismo .
Modificar
Excel no sólo le permite introducir nuevos datos y recuperar los registros existentes de una base de datos, también le permite modificar los registros existentes. El más simple de los métodos para lograr esto permite hacer clic en una celda y editar su contenido. Al igual que con la entrada en nuevos datos, sin embargo , la modificación de los datos existentes es propenso a errores del usuario . Formularios personalizados que muestran un subconjunto de registros y permiten a los usuarios modificar y actualizar únicamente los registros es una manera de mitigar este problema. Otra es la de usar el comando de Excel " Validación de datos " , que impide que los usuarios introduzcan datos que no cumplen con criterios específicos .