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1
Introduzca los datos en Microsoft Excel. Coloque cada pieza de datos en su propia columna nombre especial . Por ejemplo, en una carta lo más probable es guardar una lista de nombres y direcciones de correo , por lo que el nombre de la columna "Nombre ", "Apellido ", " Dirección 1 " Dirección 2 " "Ciudad ", " Estado" y " Código postal ". Añadir columnas como mejor le parezca . Introduzca los datos correspondientes a cada persona en su lista .
2
Guarde y cierre el archivo de Microsoft Excel cuando haya terminado la adición de datos. Ir a Microsoft Word.
3
clic " Correspondencia " o "Herramientas " en el menú principal en Word ( según la versión ) . Seleccione "Iniciar combinación de correspondencia . "
4
Elija "Cartas " de la lista de opciones.
5
Redactar la carta (también llamado el "Main documento ") en el documento en blanco que ha abierto . Para dar formato a la carta en un estilo formal, coloque su dirección seguida de la fecha en la , entonces el nombre del destinatario y dirección ( dejar un marcador de posición aquí por ahora ) , el saludo ( " Estimados Señores y Señoras " ) al lado de lo más alto , escriba el mensaje debajo de eso , y finalmente escriba su cierre ( " Atentamente ") . Nombre y guarde la carta en Word. Mantenerla abierta.
6
Haga clic en " Seleccionar destinatarios ", " Open Data " o una opción similar de la " combinación de correspondencia " barra de herramientas. Selecciona "Usar lista existente " en las opciones .
7
Select " . Xls " de los " Archivos de tipo " lista desplegable del cuadro de diálogo "Seleccionar origen de datos" . Busque el archivo de Excel que guardó en el paso 2 y haga clic en " Abrir". Seleccione la hoja de cálculo donde introdujo los datos en el cuadro de diálogo y haga clic en " Aceptar".
8
Ir una copia de su documento principal (la letra ) . Haga clic en "Insertar campo de combinación " de la " combinación de correspondencia " barra de herramientas. Verá una lista de todas las columnas que ha creado en el archivo de datos de Microsoft Excel (estos se llaman ahora "campos " en Word) .
9
Seleccione el campo " Nombre" en primer lugar. Una frase de referencia ( First_Name << >>) aparece en el documento. Coloque la frase donde tiene que estar en su carta ( como parte de la dirección del destinatario y, posiblemente, el saludo también). Ahora, todas las apariciones de nombres en su lista de datos aparecerán en esa área de su carta. Repita esta acción para todos los nombres de campo .
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Haga clic en " Finalizar y combinar " de la " combinación de correspondencia " barra de herramientas y seleccione " Editar documentos individuales . " Seleccione los registros de la hoja de datos que desea combinar y haga clic en " Aceptar". Todas sus cartas , con la información de datos integrada , aparece en pantalla.
11
Editar lista de destinatarios haciendo clic en " Editar destinatario List " en la " Correspondencia " barra de herramientas o mediante la edición del documento de datos en Microsoft Excel.