Decida si va a utilizar los datos de la lista de correo para propósitos más allá de la impresión de etiquetas de correo . Esta decisión puede afectar la manera en que la estructura de la hoja de cálculo . Por ejemplo, si desea imprimir cartas personalizadas dirigidas a nombre de cada persona , como "Querido Nicolás ", entonces usted tendrá que guardar el nombre de cada persona en dos columnas separadas : Nombre y Apellido
.
Crear una lista de correo Plantilla
En la primera fila de cada columna , escriba un encabezado que describe el componente de la dirección que la columna va a contener. Componentes comunes incluyen el nombre, apellido, dirección de la calle ( línea uno ) , dirección ( línea dos ) , ciudad, estado, código postal y país. Listar un componente en la parte superior de cada columna. Escriba sus datos de lista de correo dentro de la plantilla de Excel que acaba de crear . Introduzca un nuevo contacto en cada nueva fila.
Dividir nombres completos en nombres y apellidos
Si los datos de listas de correo originales sólo contiene una columna nombre, tales como "nombre completo ", pero que necesita estos datos se distribuyen en "Nombre " y "Apellido " columnas , puede utilizar el asistente de " Convertir texto en columnas " . Seleccione toda la columna que contiene los nombres completos haciendo clic en la carta en la parte superior de la columna , como " A. " Haga clic en "Data " y elegir la opción " Text to Columns ". Siga las instrucciones del asistente. Cambiar el nombre de los títulos de las resultantes dos columnas "Nombre" y " Apellido ".
Exportación a CSV
Algunos programas de software de listas de correo y las empresas solicitan listas de correo en un formato CSV ( valores separados por comas ) . Guardar la hoja de cálculo Excel como CSV seleccionando " Guardar como" en el menú del botón de Office ( o desde el menú "Archivo" en Excel 2003 o anterior). Seleccione "Valores separados por comas (*. Csv )" de la opción "Guardar como tipo " menú desplegable y haga clic en " Guardar".
Uso de combinación de correspondencia en Microsoft Word
< p > Crear un nuevo documento de Microsoft Word o abrir el sobre o una carta existente en la que desea insertar la información de correo desde Excel . Seleccione la pestaña " Correspondencia " y haga clic en "Iniciar combinación de correspondencia . " Seleccione la opción " Paso a paso Asistente para combinar correspondencia. " Haga clic en el botón " Seleccionar destinatarios " y elegir la opción " Usar lista existente. " Haga doble clic en la hoja de cálculo Excel que creó anteriormente. Siga las instrucciones del asistente para insertar y dar formato a cada campo de la plantilla de Excel en su documento de combinación de correspondencia de Word .