Antes de empezar a crear la hoja de cálculo , identificar a su objetivo principal. Por ejemplo , si usted está haciendo números para obtener resultados que informe a su gerente, usted necesita simplemente los números , y no necesita ser particularmente atractivo. Sin embargo, si usted necesita un gráfico para integrar en un documento o presentación, puede organizar los datos para facilitar la representación gráfica. O, si se analiza un conjunto de datos grande , puede organizar los datos de modo que usted puede crear rápidamente una tabla dinámica de la misma.
Organizar sus hojas
Su principal objetivo determina cómo va a organizar sus hojas de trabajo. Por ejemplo, si usted necesita cuadros o tablas dinámicas , puede ser útil tener los datos en bruto en una hoja de cálculo y los resultados - los gráficos o la tabla pivote - en otro . Esto le permite ver y evaluar los resultados sin empantanarse en los detalles de los datos. Por otro lado , si va a realizar cálculos en un conjunto de números , es posible que los datos en bruto y los cálculos en la misma hoja de cálculo .
Tablas pivote
tener mejoras en la usabilidad y en formato Excel 200 . Por lo tanto, incluso si usted nunca ha utilizado las tablas dinámicas antes, podría ser beneficioso para evaluar lo fácil que es usar las tablas dinámicas para organizar grandes conjuntos de datos con características multidimensionales. Por ejemplo , el nuevo Asistente para crear tablas dinámicas le da la opción de poner una tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva o existente . Una vez que se inserta la tabla dinámica base, la interfaz de arrastrar y soltar le permite arrastrar rápidamente los nombres de campos para agregar filtros , valores y etiquetas. El uso de estas funciones de edición rápidas de tablas dinámicas , puede probar fácilmente diferentes estilos de organización para su mesa .
Organizar los datos
Otra consideración importante es cómo para organizar los datos . Dependiendo del formato de final, su organización de datos puede facilitar las cosas. Por ejemplo, cuando se crea un gráfico de columnas , Excel tomará automáticamente el valor en la columna de la izquierda y hacer que los valores de los ejes verticales y etiquetas. Del mismo modo que tomará la fila superior y hacer que los valores de los ejes horizontales y etiquetas. Una vez que haya creado el gráfico, puede hacer clic derecho y elegir la opción " Seleccionar datos " para cambiar la orientación . Sin embargo , es más fácil si los datos se organizan desde el principio.
Formateo
formato de datos
datos puede proporcionar ayuda significativa cuando la audiencia se busca en la hoja de cálculo en sí . Nuevas herramientas en Excel 2007 hacen que sea más fácil de aplicar temas y estilos a una hoja de cálculo. Además, las herramientas estándar como el formato condicional , bordes, sombreado y características de la fuente todos pueden ayudar a organizar los datos y al mismo tiempo ayudando a su público interpretar y utilizar los datos. Por ejemplo, si va a crear una hoja de cálculo de previsión de ventas , puede aplicar formato condicional para resaltar de forma automática a cualquier persona de ventas que está por debajo del 50 por ciento de la previsión . Esto le ahorra tener que resaltar manualmente los vendedores específicos.
Modificación de la salida
Por último , modificar la salida para reflejar con precisión lo que está tratando de transmitir. Excel 2007 tiene muchas herramientas que le ayudarán a modificar la salida. Por ejemplo , incluso si se ha generado un formato de carta en particular , se puede cambiar haciendo clic derecho en el gráfico y seleccionando la opción " Cambiar tipo de gráfico . " O bien, si ha insertado un objeto SmartArt , que es un nuevo tipo de gráfico , puede cambiar el objeto haciendo clic derecho y seleccionando " Cambiar diseño ".