1. Organización de documentos (físico y/o digital):
* Sistema de carpeta: Cree un sistema de archivo bien organizado para todos los documentos financieros. Este puede ser un sistema de carpeta física o digital (usando Google Drive, Dropbox, etc.).
* Carpeta de ingresos: Mantenga los registros de todo el dinero. Esto incluye:
* Recibos de eventos de recaudación de fondos
* Registros de cuotas de membresía
* Donaciones
* Acuerdos de patrocinio
* Copias de los cheques recibidos (si corresponde)
* Notas detalladas de depósitos en efectivo
* Carpeta de gastos: Almacene los recibos y facturas por todo el dinero gastado. Esto incluye:
* Costos de eventos (alquiler de lugar, suministros, alimentos)
* Costos de marketing/publicidad
* Suministros de oficina
* Gastos de viaje
* Tarifas de altavoces
* Copias de cheques escritos (si corresponde)
* Cualquier factura o factura a pagar
* Numeración secuencial: Asigne un número único a cada documento (recibo, factura, etc.) a medida que entra. Escriba este número de manera prominente en el documento en sí (por ejemplo, con una pluma o usando una etiqueta). Esto es crucial para una fácil referencia en su hoja de Excel. Comience desde un número simple como 001, 002, etc.
2. Configuración de la hoja de cálculo de Excel:
Cree una hoja de cálculo con las siguientes columnas. Personalice estos encabezados de columna para adaptarse a las actividades de su organización:
* Número de documento: (¡Importante!) Esto debería coincidir con el número que asignó al documento físico/digital. Este es el enlace entre su hoja de cálculo y su rastro de papel.
* Fecha: Fecha de la transacción (cuando el dinero entró o salió).
* Descripción: Una breve explicación de la transacción. Sea específico (por ejemplo, "Pizza para la reunión del club", "Membresía de la membresía - John Smith", "Beneficio de recaudación de fondos - Venta de hornear").
* Categoría: Aquí es donde agrupará transacciones similares. Esto actúa como un gráfico simplificado de cuentas. Ejemplos:
* Categorías de ingresos: Cuotas de membresía, recaudación de fondos, donaciones, patrocinios
* Categorías de gastos: Costos de eventos, suministros, marketing, viajes, tarifas de altavoces
* Cantidad: El monto en dólares de la transacción.
* ingreso (+)/gasto (-): Ingrese un número positivo para los ingresos y un número negativo para los gastos. Esto es crítico para un fácil cálculo.
* Método de pago: Cómo se pagó el dinero (efectivo, cheque, tarjeta de crédito, transferencia en línea). Esto es bueno para la reconciliación.
* (opcional) Notas: Cualquier detalle adicional que desee grabar (por ejemplo, quién pagó, el nombre del evento, etc.).
Ejemplo de filas de hoja de cálculo:
| Número de documento | Fecha | Descripción | Categoría | Cantidad | Ingresos (+)/Gasto (-) | Método de pago | Notas |
| ----------------- | ------------ | -----------------------------
| 001 | 2023-10-26 | Cuotas de membresía - Jane Doe | Cuotas de membresía | 20.00 | 20.00 | Efectivo | |
| 002 | 2023-10-27 | Pizza para la reunión del club | Costos del evento | 35.00 | -35.00 | Tarjeta de crédito | Papa John's, queso grande |
| 003 | 2023-10-28 | Beneficio de recaudación de fondos - Venta de hornear | Recaudación de fondos | 150.00 | 150.00 | Efectivo | |
| 004 | 2023-10-29 | Flyers para el evento | Marketing | 25.00 | -25.00 | Comprobar | Impreso en Staples |
3. Usando Excel para informar:
* Totales: En la parte inferior de su hoja de cálculo, use la función `Sum` para calcular:
* Ingresos totales:`suma (columna donde los montos de ingresos son)`
* Gastos totales:`suma (columna donde los montos de gastos son)`
* Ingresos/pérdidas netas:`Ingresos totales + gastos totales '(esto le dará la posición financiera general)
* Filtrado y clasificación: Use las capacidades de filtrado y clasificación de Excel para analizar sus datos.
* Resumen de la categoría: Filtrar por la columna "Categoría" para ver los ingresos/gastos totales para cada categoría. Puede copiar manualmente estos totales a otra sección de la hoja de cálculo para crear un resumen.
* Rango de fechas: Filtre por fecha para ver los ingresos/gastos por un período específico (por ejemplo, un mes, un trimestre, un evento).
* Tablas de pivote (más avanzado pero muy recomendable): Las tablas de pivote son una forma poderosa de resumir y analizar sus datos sin tener que usar fórmulas. Puede crear fácilmente informes que muestren ingresos y gastos por categoría, por mes o por cualquier otro criterio que elija. Busque tutoriales en línea (busque "Tutorial de tabla de pivote de Excel"). Al principio pueden parecer intimidantes, pero son increíblemente útiles.
4. Conciliar con los extractos bancarios (si corresponde):
* Si su organización tiene una cuenta bancaria, conciliar regularmente su hoja de Excel con los extractos bancarios. Esto significa comparar cada transacción en su hoja de cálculo con lo que aparece en el extracto bancario. Marque los elementos que coincidan. Investigue cualquier discrepancia de inmediato. Esto garantiza la precisión de sus registros.
5. Consideraciones clave y mejores prácticas:
* consistencia: Sea consistente con los nombres de sus categorías. A veces no use "costos de eventos" y a veces "gastos de eventos". Elija uno y quédese con él.
* Actualizaciones regulares: Actualice su hoja de cálculo regularmente (al menos semanalmente) para mantener sus registros actuales.
* precisión: Vuelva a verificar todas las entradas para la precisión. Un pequeño error puede tener un efecto dominó.
* Documentación: Mantenga todos los documentos de respaldo (recibos, facturas, etc.) organizados y fácilmente accesibles. ¡El número de documento es la clave!
* varias personas: Si varias personas manejan las finanzas, definen claramente roles y responsabilidades.
* Transparencia: Haga que los registros sean accesibles para otros miembros de la organización. La transparencia genera confianza.
* copia de seguridad: Realice una copia de seguridad regular de su archivo de Excel a una ubicación separada (por ejemplo, una unidad USB, almacenamiento en la nube).
* Seguridad: Si su hoja de cálculo contiene información confidencial (por ejemplo, números de cuenta bancaria), protegga la contraseña el archivo.
* Comience simple: No intentes crear un sistema complicado al principio. Comience con lo básico y agregue más funciones según sea necesario.
* Revisión y ajuste: Revise regularmente su sistema y realice ajustes según sea necesario para garantizar que satisfaga sus necesidades. A medida que su organización crece, eventualmente es posible que deba actualizar al software de contabilidad.
Escenario de ejemplo:
Digamos que su organización está celebrando un lavado de autos de recaudación de fondos. Así es como rastrearías los gastos y los ingresos:
1. suministros: Compras jabón, esponjas y toallas. Obtienes un recibo. Escribes "005" en el recibo.
2. Entrada de hoja de cálculo: En Excel, tendrías una fila con:
* Número de documento:005
* Fecha:(Fecha de compra)
* Descripción:suministros de lavado de autos
* Categoría:gastos de recaudación de fondos
* Cantidad:(Costo total de suministros)
* Ingresos (+)/Gasto (-):(valor negativo del costo total de los suministros)
* Método de pago:(efectivo, tarjeta de crédito, etc.)
3. Ingresos: Recolectas dinero en el lavado de autos. Al final del día, considera el efectivo. Usted crea una hoja de resumen simple del evento, observando la fecha, la hora y el total. Escribe "006" en la hoja.
4. Entrada de hoja de cálculo: En Excel, tendrías una fila con:
* Número de documento:006
* Fecha:(Fecha del lavado de autos)
* Descripción:Ingresos de lavado de autos
* Categoría:recaudación de fondos
* Cantidad:(en efectivo total recaudado)
* Ingresos (+)/Gasto (-):(valor positivo del efectivo total recaudado)
* Método de pago:efectivo
Siguiendo estos pasos, puede crear un sistema de contabilidad funcional para su organización estudiantil utilizando herramientas básicas. Recuerde que la clave debe ser organizada, consistente y precisa. Esta base facilitará la gestión de sus finanzas y tomar decisiones informadas.