1. Basado en la estructura y la organización:
* Sistemas de archivo simples: Estas son las carpetas, etiquetas más básicas, y potencialmente alfabetización o ordenación cronológica. Los ejemplos incluyen recibos de gastos personales, tareas calificadas de un estudiante o el sistema de presentación de facturas de una pequeña empresa.
* Sistemas de archivo codificados: Estos utilizan un sistema de codificación más estructurado (numérico, alfanumérico o basado en sujeto) para organizar información para una recuperación más rápida. Las bibliotecas frecuentemente utilizan variaciones de esto.
* Sistemas de tarjeta de índice: La información se registra en tarjetas individuales, que luego se pueden referenciar y categorizar con varios métodos. Este fue un método muy común para el mantenimiento de registros personales e investigación antes de las bases de datos digitales.
* Documentos encuadernados: Estos incluyen libros, informes, manuales y otros documentos donde la información se fija permanentemente en un orden secuencial. Si bien técnicamente es un sistema, la recuperación se basa en saber dónde se encuentra la información dentro del documento.
2. Basado en la función o propósito:
* Sistemas de mantenimiento de registros: Se utiliza para rastrear eventos, transacciones u otros puntos de datos con el tiempo. Los ejemplos incluyen gráficos médicos del paciente, archivos de personal de empleados o libros de contabilidad de una empresa.
* Sistemas de recuperación de información: Estos están diseñados para facilitar la búsqueda de información específica dentro de una colección de documentos. Los catálogos de la biblioteca (antes de la digitalización) son un ejemplo clásico.
* Sistemas de comunicación: Si bien se utiliza principalmente para transmitir información, aquí se incluyen sistemas en papel como memorandos, letras e informes.
* Sistemas de soporte de decisión: Si bien es menos eficiente que los sistemas digitales, los sistemas basados en papel pueden usarse para recopilar información para tomar decisiones. Considere una sesión de lluvia de ideas usando gráficos y notas adhesivas.
3. Basado en el nivel de formalización:
* Sistemas informales: Estos son a menudo sistemas ad-hoc con una organización inconsistente. Piense en un montón de recibos en un escritorio.
* Sistemas formales: Estos tienen reglas, procedimientos y sistemas de codificación predefinidos para garantizar una organización y recuperación consistentes. Esto podría implicar un manual de archivo detallado para el archivo de una gran organización.
Es importante tener en cuenta que muchos sistemas basados en papel combinan aspectos de estas categorías. Por ejemplo, el sistema de mantenimiento de registros de una empresa podría usar un sistema de archivo codificado para la recuperación eficiente de los archivos de personal. La conclusión clave es que al carecer de la sofisticación de los sistemas digitales, los sistemas basados en papel proporcionan formas estructuradas de administrar la información, aunque a menudo de manera menos eficiente.