¿Por qué los conjuntos de documentos preferidos en SharePoint 2010 sobre la biblioteca?

Los conjuntos de documentos en SharePoint 2010 no eran necesariamente * preferidos * sobre las bibliotecas en todas las situaciones, pero ofrecían ventajas en escenarios específicos donde la gestión de grupos de documentos relacionados era crucial. No eran un reemplazo para las bibliotecas de documentos, sino una característica complementaria. He aquí por qué fueron útiles en ciertos contextos:

* Agrupación de documentos relacionados: Los conjuntos de documentos le permitieron empaquetar múltiples documentos (y potencialmente otros elementos como imágenes o hojas de cálculo) juntos como una sola unidad lógica. Esto fue particularmente útil para proyectos, contratos u otros flujos de trabajo complejos donde varios archivos pertenecían juntos y necesitaban ser administrados como un conjunto. Una biblioteca de documentos, por el contrario, trata cada archivo individualmente.

* metadatos y versiones en el nivel establecido: Puede aplicar metadatos y administrar versiones en el nivel * Conjunto de documentos *, no solo el nivel de documento individual. Esto proporciona una visión más holística del proyecto o el ciclo de vida del contrato. Los cambios en todo el conjunto podrían rastrearse, lo cual es difícil de administrar de manera integral dentro de una biblioteca de documentos estándar.

* Gestión mejorada del flujo de trabajo: Los conjuntos de documentos podrían integrarse mejor con los flujos de trabajo de SharePoint. Puede diseñar flujos de trabajo que actuaran en todo el conjunto de documentos (por ejemplo, proceso de aprobación para todos los documentos dentro de un paquete de contrato) en lugar de tener que crear flujos de trabajo separados para cada documento individual.

* Organización de contenido y navegación: Para proyectos complejos con muchos documentos, los conjuntos de documentos proporcionaron una forma de organizar y navegar el contenido de manera más efectiva que las estructuras de biblioteca de documentos planos. Ayudaron a los usuarios a encontrar lo que necesitaban más fácilmente.

Sin embargo, los conjuntos de documentos también tenían inconvenientes:

* Complejidad: Configurar y administrar conjuntos de documentos podría ser más complejo que usar bibliotecas de documentos estándar, especialmente para usuarios que no están familiarizados con las funciones avanzadas de SharePoint.

* Rendimiento: En grandes implementaciones con muchos conjuntos de documentos, el rendimiento podría ser un problema.

* Funcionalidad limitada en comparación con las bibliotecas: Las bibliotecas de documentos ofrecieron más funcionalidad y flexibilidad incorporadas en algunas áreas.

En esencia, la elección entre una biblioteca de documentos y un documento establecido en SharePoint 2010 dependía de las necesidades específicas del proyecto o flujo de trabajo. Si necesitaba gestionar grupos de documentos relacionados con veteranos intrincados y requisitos de flujo de trabajo, los conjuntos de documentos fueron beneficiosos. Si necesitaba una solución más simple para administrar archivos individuales, una biblioteca de documentos era generalmente suficiente. Muchos usuarios descubrieron que una combinación de ambos era el enfoque más efectivo.